Αλλά δεν χρειάζεται - και δεν πρέπει - να είναι αυτός ο τρόπος. Πράγματι, όταν γίνεται σωστά, οι συνεδριάσεις μπορούν να αποτελέσουν ένα εξαιρετικά αποτελεσματικό εργαλείο. Το κλειδί είναι να τα καταστήσουμε όχι μόνο ανεκτά αλλά πραγματικά παραγωγικά - και να διασφαλίσουμε ότι ο χρόνος που ξοδεύουν όλοι μακριά από τα γραφεία τους δεν σπαταλάται.
Λοιπόν, πώς μπορεί να γίνει αυτό; Λοιπόν, με έναν προηγούμενο προγραμματισμό και ένα άγγιγμα της κοινής λογικής, στην πραγματικότητα. Ακολουθούν μερικές ιδέες συνάντησης της ομάδας για να αποκομίσετε το καλύτερο από την ομάδα σας.
1. Βεβαιωθείτε ότι η συνάντηση είναι πραγματικά απαραίτητη
Στις περισσότερες περιπτώσεις, η διαφάνεια σε έναν οργανισμό είναι καλό. Πρέπει, φυσικά, να ενθαρρύνεται η ενημέρωση του προσωπικού για τη μεγαλύτερη εικόνα. Αλλά οι ενημερώσεις της εταιρείας απαιτούν πραγματικά όλα τα εργαλεία downing για μια ώρα ή μπορούν να διανεμηθούν μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου αντί; Εναλλακτικά, αν χρησιμοποιείτε συνεργατικά εργαλεία όπου όλοι μπορούν να δουν ξεχωριστή πρόοδο σε ένα συγκεκριμένο έργο, πρέπει πραγματικά να οργανώσετε μια συνάντηση για να ζητήσετε από τους χρήστες ενημερώσεις σχετικά με την κατάσταση;
Αυτό μπορεί να ακούγεται σαν κοινή λογική, αλλά οι ομάδες εξακολουθούν να σπαταλούν πολύτιμο χρόνο που καλύπτει θέματα που δεν χρειάζεται να συζητηθούν. Αυτό δημιουργεί μια αρνητική στάση απέναντι στις συναθροίσεις και μπορεί να θεωρηθεί ως δουλειά από τους εργαζόμενους και όχι ως βασική δραστηριότητα στο χώρο εργασίας. Προσπαθήστε αντ 'αυτού να καλέσετε μόνο συναντήσεις όταν θέλετε να ωθήσετε κάτι προς τα εμπρός ή όπου κάτι σημαντικό πρέπει να ειπωθεί σε αντίθεση με το πέρασμα πάνω από το ίδιο κουρασμένο έδαφος. Θυμηθείτε: οι συναντήσεις δεν είναι κακό - αλλά έχουν πάρα πολλά.
2. Ξεκινήστε τις συναντήσεις σας με μια έκρηξη
Καθώς όλοι παγιδεύετε στο δωμάτιο και παίρνετε τα καθίσματα σας, οι πιθανότητες είναι ότι κανείς δεν είναι διανοητικά προετοιμασμένος για τη συνάντηση. Οι περισσότεροι άνθρωποι πιθανότατα θα εξακολουθούν να σκέφτονται για το έργο που έχουν μόλις απομακρυνθεί, ενώ οι υπόλοιποι θα ελπίζουν απλώς ότι οι επόμενες ώρες δεν είναι πολύ οδυνηρές.
Αυτός είναι ο λόγος για τον οποίο είναι σημαντικό να τραβήξετε γρήγορα την προσοχή των ανθρώπων και να εστιάσετε το μυαλό τους. Πιθανότατα δεν θα το πετύχετε, ξεκινώντας απλά μια λεπτομερή μικροανάλυση των τελευταίων τριμηνιαίων προβολών του Marketing, οπότε δοκιμάστε ένα σύντομο κουίζ ή ένα κουλοχέρη. Θα χαλαρώσει τους ανθρώπους και θα απομακρύνει το μυαλό τους από τη δουλειά τους, καθώς και θα τους εμπλέξει στη συνολική διαδικασία. Εναλλακτικά, παίξτε ένα αστείο βίντεο ή πείτε μια ενδιαφέρουσα ιστορία - τίποτα για να ανανεώσετε και να τονώσετε την ομάδα σας.
3. Έχετε Κατεύθυνση
«Έχετε μια ατζέντα» είναι ίσως η πιο υπερβολικά χρησιμοποιημένη οδηγία στο βιβλίο κανόνων για την ομαδική συνάντηση - αγιασμένη από μερικούς και γελοιοποιημένη από άλλους - αλλά μελετάται. Μετά από όλα, είναι πολύ δύσκολο να επιτευχθούν οι στόχοι της συνάντησής σας αν δεν ξέρετε τι είναι αυτοί οι στόχοι.
Το κλειδί είναι να γνωρίζετε με σαφήνεια τι θέλετε να συμβεί και να παραμείνετε σε αυτό το μάθημα. ένα μάντρα που μπορεί να ακούγεται λογικό, αλλά παραβλέπει την τάση σχεδόν οποιασδήποτε συνάντησης να παρασύρεται απελπιστικά εκτός πίστας. Για να το καταπολεμήσετε - ή τουλάχιστον να το συμπεριλάβετε - είναι καλή ιδέα να ορίσετε κάποιον (είτε τον εαυτό σας είτε έναν συνάδελφο) να ενεργεί ως φύλακα και να κρατάτε τα πράγματα να κινούνται προς τη σωστή κατεύθυνση.
Αυτό δεν σημαίνει ότι θα πρέπει να κλείσετε ή να αγνοήσετε τυχόν καλά σημεία, μόνο και μόνο επειδή δεν σχετίζονται. Αν κάποιος θέσει ένα ζήτημα που αξίζει να συζητηθεί περαιτέρω αλλά δεν συνδέεται με τους στόχους που έχετε ορίσει, καταγράψτε το στα πρακτικά για την επόμενη συνάντηση.
4. Πάρτε διακοπές
Για συντομότερες συγκεντρώσεις, αυτό μπορεί να μην ισχύει, αλλά για οτιδήποτε που εκτείνεται σε μια ώρα συν, είναι ζωτικής σημασίας να εξασφαλιστεί ότι όλοι στο δωμάτιο μπορούν να έχουν τουλάχιστον ένα σύντομο διάλειμμα. Μπορεί να είναι δύσκολο να συγκεντρωθείτε όταν βγάζετε για την τουαλέτα ή απελπισμένος για ένα τσιγάρο και δεν έχει νόημα να προσπαθείτε να αναποδογυρίζετε ιδέες με ανθρώπους όταν δεν είναι φυσικά άνετοι.
Είναι επίσης δύσκολο να αναλάβετε μεγάλες ποσότητες πληροφοριών και να προσφέρετε ουσιαστικές συμβολές όταν είστε σε αυτό για 40 λεπτά κατ 'ευθείαν. ακόμη και μερικά λεπτά για ένα γρήγορο τέντωμα ποδιών μπορούν να αναζωογονήσουν τους ανθρώπους και να δώσουν στους εγκεφάλους τους την ευκαιρία να δουν τα πράγματα διαφορετικά.
5. Εμπιστευτείτε όλη την ομάδα σας
Ένας από τους λόγους για τους οποίους οι συναντήσεις μπορούν μερικές φορές να πέσουν επίπεδες είναι ότι είναι πάντα οι ίδιες φωνές που κυριαρχούν σε εβδομαδιαία βάση. Εκτός από το γεγονός ότι αυτό προκαλεί την απενεργοποίηση άλλων, σημαίνει επίσης ότι δεν αξιοποιείται το πλήρες δυναμικό της ομάδας. Για παράδειγμα, ένα από τα πιο ήσυχα, πιο εσωστρεφόμενα μέλη της ομάδας σας μπορεί να έχει την τέλεια λύση σε ένα συγκεκριμένο πρόβλημα, αλλά μπορεί να μην αισθάνεται άνετα να μιλήσει και να το μοιραστεί.
Εδώ επιβαρύνεται ο υπεύθυνος της συνάντησης για να προσελκύσει κάθε μέλος της ομάδας και να τους συμβάλει - ανεξάρτητα από το αν οι προτάσεις τους είναι καλές ή κακές. Είτε πρόκειται για την περιήγηση στο δωμάτιο και απλά να ζητάμε από τους ανθρώπους απευθείας ή κάτι πιο τρελό, όπως το ρίξιμο ενός παιχνιδιού βελούδου, το σημαντικό είναι ότι υπάρχουν διαφορετικές ιδέες που επιπλέουν και ακούγονται.
6. Βεβαιωθείτε ότι όλοι έχουν την ευκαιρία να προετοιμαστούν
Το πρόβλημα με το brainstorming είναι ότι η αφήγηση μιας ομάδας ανθρώπων να είναι δημιουργική είναι συχνά ο ευκολότερος τρόπος για να σκοτώσει κάθε τεμαχισμό της καινοτομίας. Αντί να βάζετε τους ανθρώπους επιτόπου, σχεδιάστε μπροστά. Μόλις κλείσετε μια αίθουσα συσκέψεων, δώστε στα μέλη της ομάδας όσο το δυνατόν περισσότερη ειδοποίηση για να βρείτε τουλάχιστον μία λύση για ένα συγκεκριμένο πρόβλημα από μόνη της και στη συνέχεια, κατά τη διάρκεια της συνάντησης, να εστιάσετε στην επιλογή του καλύτερου.
Οι άνθρωποι είναι πολύ πιθανότερο να βρουν καλύτερες ιδέες όταν τους δοθεί ο χώρος και ο χρόνος και αντί να κάθονται μαζί σε ένα δωμάτιο που προσπαθεί να σφυρηλατήσει μαζί το πρώτο σχέδιο που έρχεται στο μυαλό, η ομάδα μπορεί να πάρει το χρόνο να συζητήσει και να αναλύσει ποια θα ήταν η καλύτερη πορεία δράσης.
7. Αλλάξτε τις ρυθμίσεις τώρα και μετά
Θυμηθείτε όταν ήσαστε στο σχολείο σε μια ηλιόλουστη μέρα και ο δάσκαλος μερικές φορές θα πήγαινε έξω από την τάξη, αντί να αναγκάσει τους πάντες να παραμείνουν άθλια στο εσωτερικό τους; Λοιπόν, μπορείτε να υιοθετήσετε αυτήν την προσέγγιση και στις συναντήσεις. Στην πραγματικότητα, η χαλάρωση σε ένα πάρκο που λούζει τον ήλιο είναι πολύ πιο πιθανό να εμπλέξει τη δημιουργική σπίθα του καθενός από το να είναι σκονισμένο μέσα σε ένα μικρό δωμάτιο με πανοραμική θέα που ατενίζει από το παράθυρο.
Φυσικά, αυτό δεν είναι πάντα πρακτικό - ειδικά αν υπάρχουν μέλη της ομάδας που συνδέονται εξ αποστάσεως, όπως μέσω του Hangouts. Αλλά η αρχή είναι η ίδια. Η συζήτηση στρατηγικών κατά τη διάρκεια του γεύματος στο Nando μπορεί να είναι λίγο κλισέ, αλλά τουλάχιστον η θέα είναι διαφορετική - και το WiFi είναι δωρεάν!
Οι συναντήσεις είναι ένας πολύ καλός τρόπος συνεργασίας για την επίλυση προβλημάτων και προβλημάτων, καθώς και για την εξασφάλιση ότι όλοι βρίσκονται στην ίδια σελίδα και τραβούν προς τη σωστή κατεύθυνση. Αλλά, συχνά, μπορούν να σας απομακρύνουν από πιο σημαντικά θέματα και να αισθανθούν σαν χάσιμο χρόνου - ειδικά όταν ο Roger από τους Λογαριασμούς έχει την εβδομαδιαία έκθεσή του για την κούπα του που χρησιμοποιείται.
Αντ 'αυτού, ακολουθώντας τον παραπάνω οδηγό, μπορείτε να ακυρώσετε πολλά από αυτά που απομακρύνουν τους ανθρώπους από τις απογευματινές συγκεντρώσεις και εστιάστε στη διασφάλιση του χρόνου που περνάτε μαζί καθώς η ομάδα είναι τόσο παραγωγική, αξιόλογη και επιτυχημένη όσο οι συναντήσεις είχαν αρχικά είναι.
Έχετε άλλες συμβουλές για να διασφαλίσετε ότι οι συναντήσεις λειτουργούν ομαλά; Ενημερώστε μας στα σχόλια παρακάτω…
