Παρόλο που δεν είναι απαραίτητο να διοχετεύουμε το πνεύμα του William Shakespeare όταν γυρίζουμε μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στους συναδέλφους ή τους διαχειριστές μας, εξακολουθεί να είναι σημαντικό να εφαρμόζετε καλή εθιμοτυπία στο Gmail ή το Yahoo! μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
Θυμηθείτε: υπάρχει το τεμπέλης γράψιμο ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και η επίσημη σύνθεση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Ποια θέλετε να χρησιμοποιήσετε όταν βρίσκεστε στο γραφείο;
Ας το θέσουμε αυτό: εάν θέλετε να ληφθείτε πιο σοβαρά και να θεωρήσετε πιο επαγγελματικά, τότε συνιστούμε ανεπιφύλακτα την τελευταία. Ας το πούμε με άλλο τρόπο: μην ενοχλείται όταν ο Bill από το Marketing σας στέλνει μηνύματα που μοιάζουν περισσότερο με spam από τη δεκαετία του '90;
Έτσι, τι ακριβώς είναι επαγγελματική εθιμοτυπία ηλεκτρονικού ταχυδρομείου το 2018 και πέρα;
Έχουμε μια συλλογή από συμβουλές για να στείλετε ένα επιχειρηματικό μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που δεν φαίνεται να έγραψε ένας έφηβος στο Snapchat αλλά μάλλον από έναν ικανό ενήλικα.
1. Χρησιμοποιήστε την Επαγγελματική Γλώσσα
Σίγουρα, στον εξωτερικό κόσμο, συντομεύετε τα λόγια σας, γράφοντας ακατάλληλη γλώσσα που δεν θα χρησιμοποιούσατε ποτέ στο χώρο εργασίας και χρησιμοποιώντας την αγγλική γλώσσα με απερίσκεπτη εγκατάλειψη - δεν μας νοιάζει πόσες φορές το κάνετε, παρακαλώ σταματήστε να γράφετε » του ', ' gr8 'και' LOL 'σε όλα τα ηλεκτρονικά ταχυδρομεία της εταιρείας σας - αυτά είναι τα τυπικά αμαρτήματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
Ακολουθεί ο τρόπος σύνταξης ενός γενικού μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για επαγγελματική ρύθμιση:
- ανοίξτε το email σας με χαιρετισμό
- πηγαίνετε στο κρέας του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας αμέσως
- ένα μέρος καλά με μια φιλική υπογραφή, όπως «ευχαριστίες», «ειλικρινά» ή «καλύτερες ευχές».
Όταν θέλετε να προσθέσετε ένα άλλο επίπεδο επαγγελματισμού, μόνο να κολλήσετε σε ηλεκτρονικά ταχυδρομεία που σχετίζονται με το γραφείο.
2. Επικοινωνήστε με τον σωστό τόνο
Εάν υπάρχει ένα πράγμα που είναι δύσκολο κατά την αποστολή ενός μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, παράγει έναν τόνο.
Δεδομένου ότι ο παραλήπτης δεν επικοινωνεί φυσικά και προφορικά μαζί σας, μπορεί να είναι δύσκολο για το άτομο να καταλάβει τι λέτε πραγματικά . Από χιουμοριστικό έως σοβαρό, τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μπορούν να μειώσουν τους τόνους όλων των μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας.
Πόσες φορές έχει ένα αβλαβές αστείο να σας φέρει σε μπελάδες;
Η κύρια δυσκολία είναι να ξεπεραστεί αυτό το εμπόδιο και να προσπαθήσουμε να επικοινωνήσουμε με τον σωστό τόνο. Υπάρχουν κάποιες συστάσεις για να επιτευχθεί αυτό:
- κολλήστε στις προσωπικές αντωνυμίες όταν γράφετε ψηφιακά ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου
- συνθέστε τα μηνύματά σας με την ενεργή φωνή αντί με την παθητική
- επιλέξτε προσεκτικά τα λόγια σας - το εσφαλμένο επίθετο ή το ουσιαστικό μπορεί να προκαλέσει ζημιά
- γνωρίζετε τα σωστά χαιρετισμούς και κλείσιμο, αλλά μην είστε πολύ χαριτωμένος.
Συχνά διαβάζουμε πάρα πολύ σε ένα μήνυμα στα εισερχόμενά μας. Είναι άβολα; Το μήνυμα ήταν σαρκαστικό; Ο αποστολέας ήταν παθητικός επιθετικός;
Αυτά είναι εύλογες ερωτήσεις που πλημμυρίζουν το μυαλό μας κατά την ανάγνωση του τελευταίου στοιχείου στα εισερχόμενά μας, αλλά είναι καιρός να τα πετάξετε και να συνειδητοποιήσετε ότι ο αποστολέας αποστέλλει μόνο ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, όχι Αγαπητέ Ιωάννη ούτε Αγαπητή Amy.
3. Διαμορφώστε το Email σας
Πράγματι, η μορφή του ηλεκτρονικού σας ταχυδρομείου μπορεί να μην φαίνεται σαν ένα τόσο σημαντικό πράγμα, αλλά είναι μόνο ένα πρόσθετο στρώμα στην προσπάθειά σας να τελειοποιήσετε τις επίσημες επικοινωνίες σας. Όταν γράφετε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, θα θέλετε να διατηρήσετε ένα συνεπές και επαγγελματικό θέμα, ένα πρότυπο που θα χρησιμοποιείτε τακτικά.
Τι μοιάζει με την προεπιλεγμένη μορφή; Είναι γενικά Times New Roman, μέγεθος 11 ή 12, και ένας χώρος μετά από κάθε παράγραφο.
Ακολουθεί ένα παράδειγμα:
Αγαπητέ κ. Vandelay,
Ελπίζω όλα είναι καλά.
Έλαβα το μήνυμά σας και θα ήθελα να σας ευχαριστήσω που έρθετε σε επαφή μαζί μου. Έλαβα τη συμβουλή σας και εισήγαγα δύο γραφικά στην αναφορά για να τονίσω τα προϊόντα μας από λατέξ. Μπορείτε να δείτε τις εικόνες που επέλεξα στο συνημμένο αρχείο.
Ας ελπίσουμε ότι θα εντυπωσιάσει τους Ιάπωνες πελάτες μας.
Ειλικρινά δικός σου,
[Εισάγετε υπογραφή εδώ]
Μια απλή μορφή που δεν είναι φανταχτερή είναι πάντα καλύτερη από μια που είναι πολυτελή και πάνω από την κορυφή. Δεν χρειάζεστε παιδαγωγικές δεξιότητες για να διαμορφώσετε σωστά ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
4. Αποφύγετε τα εξωφρενικά ονόματα χρηστών
Είτε ανοίγετε ένα νέο λογαριασμό ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο γραφείο είτε χρησιμοποιείτε το προσωπικό σας email για σκοπούς που σχετίζονται με την εργασία, είναι δική σας δουλειά να κάνετε αυτό το ένα πράγμα: αποφύγετε το εξωφρενικό όνομα χρήστη ( ή ) . Αυτό θα στείλει το λάθος μήνυμα στους συναδέλφους, τους επιβλέποντες και τον προϊστάμενό σας για τη γενική συμπεριφορά σας.
Με απλά λόγια: αντί .
5. Διορθώστε κάθε μήνυμα
Κοιτάξτε, δεν είμαστε όλοι αλάνθαστοι, ξέρετε; Κάνουμε λάθη, γι 'αυτό βάζουμε γόμες στο πίσω μέρος των μολυβιών και το κουμπί' Διαγραφή 'στα πληκτρολόγιά μας. Συμβαίνει.
Το κλειδί είναι να μάθεις από τα σφάλματα. Εάν ο διά βίου στόχος σας είναι να διορθώσετε λάθη και να μάθετε από αυτά, τότε μπορείτε να ξεκινήσετε με τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας.
Ο κύριος στόχος σας είναι να διορθώσετε κάθε μήνυμα που στέλνετε. Δεν έχει σημασία αν το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου είναι δύο παραγράφους ή μια επιστολή προς το ανώτατο στέλεχος της εταιρείας. Υπάρχουν δύο τρόποι για να το κάνετε αυτό: εγκαταστήστε ένα πρόσθετο γραμματικής στο πρόγραμμα περιήγησής σας - το πιο δημοφιλές εργαλείο είναι Γραμματικά - και ελέγξτε το email σας πριν πάτε το πλήκτρο 'Αποστολή'.
Αν δεν είχατε ποτέ μία δομή πρότασης ή την παρούσα τάξη, τότε σίγουρα θα πρέπει να εξετάσετε τη γραμματική. Ποτέ δεν ξέρετε αν θα μάθετε πράγματα για τα οποία έχετε ξεχάσει ή δεν γνωρίζετε. Ποιος ήξερε ότι υπήρχε μια τεράστια διαφορά ανάμεσα στο 'Αν ήμουν' σε σύγκριση με 'Αν ήμουν';
6. Χρησιμοποιήστε την υπογραφή σας με σύνεση
Η υπογραφή σας μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου είναι ένα εξαιρετικό εργαλείο στη διάθεσή σας, επειδή μπορεί να μεταφέρει πολλές σημαντικές πληροφορίες χωρίς να έχει προστεθεί στο πλαίσιο των μηνυμάτων σας. Μια σωστή υπογραφή μπορεί να επαναλάβει το όνομά σας, τον τίτλο, τις πληροφορίες των κοινωνικών μέσων ενημέρωσης ή ακόμα και κάποια πνευματική φράση που ισχύει για τη βιομηχανία σας. Μπορεί να σας κάνει να ξεχωρίζετε από το πλήθος και να επιτρέπετε στους παραλήπτες να σας θυμούνται.
Έτσι, πώς παράγετε μια υπογραφή που σας κάνει να ξεχωρίζετε;
- Περιορίστε την υπογραφή σας σε τέσσερις γραμμές το μέγιστο
- προσθέστε εικονίδια κοινωνικών μέσων για να φέρετε την υπογραφή σας στον 21ο αιώνα
- να διατηρούν τα χρώματα απλά και συνεπή. παραλείψτε τη ροζ και την προεπιλεγμένη γραμματοσειρά με μαύρο
- εισαγάγετε μια πρόσκληση για δράση στην τελική γραμμή (φροντίστε να θυμάστε το συμβαλλόμενο μέρος γραφείου)
- αποφύγετε να σπαταλάτε πολύτιμα ακίνητα με την τοποθέτηση της διεύθυνσης ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας
- δημοσιεύστε μια έγχρωμη εικόνα του εαυτού σας δίπλα στην υπογραφή σας
Ακολουθεί ένα δείγμα:
Τζον Σμιθ
Ταξιδεύοντας Πωλητής, Εταιρεία ABC [συνδεδεμένος με την ιστοσελίδα]
+ (44) (0) 1632 123456
Αυτός είναι ο τρόπος με τον οποίο μεγιστοποιείτε τη δύναμη μιας υπογραφής ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
7. Καταλάβετε ότι τίποτα δεν είναι εμπιστευτικό
Εδώ είναι η αλήθεια της χρήσης του Διαδικτύου το 2018: τίποτα δεν είναι ασφαλές, ασφαλές ή εμπιστευτικό. Από τις διεισδύσεις δεδομένων μέχρι τις παραβιάσεις της ασφάλειας στις ηλεκτρονικές αλληλογραφίες, φαίνεται ότι οτιδήποτε και ό, τι κάνετε online δεν είναι πλέον εμπιστευτικό και ανώνυμο. Απλά ρωτήστε τα στελέχη της Sony. Και αυτό είναι σημαντικό να θυμάστε την επόμενη φορά που θα στείλετε ένα email που είναι γεμάτο παράπονα και λίγο πολύ προσωπικό.
Με άλλα λόγια, γράψτε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με την ιδέα ότι το υπόλοιπο του γραφείου θα μπορούσε να το δει. Είναι καλύτερο να παραμείνετε απλά στη δουλειά σας και στην παλιά παροιμία "αν δεν έχετε τίποτα ωραίο να πείτε, τότε μην το λέτε καθόλου". Επιπλέον, αποφύγετε την παροχή πάρα πολλών πληροφοριών σχετικά με ευαίσθητα εταιρικά δεδομένα.
Απορρίπτοντας αυτές τις προτάσεις, θα μπορούσατε να διακινδυνεύσετε να το διαβάσετε και άλλοι. Είναι απλώς η τύχη σας ότι η μία φορά που διαμαρτυρήθηκε για τους ανθρώπινους πόρους, η εταιρεία πήρε χάκερ!
Είναι αλήθεια ότι το περιβάλλον γραφείου έχει γίνει λίγο χαλαρό τα τελευταία χρόνια. Αυτό μπορεί να οφείλεται στο γεγονός ότι περισσότερα χιλιετηρίδα έχουν εισέλθει στο εργατικό δυναμικό, φέρνοντας την exuberance τους και τους σύγχρονους τρόπους στο τοπίο του γραφείου. Αλλά αυτή η συμπεριφορά δεν πρέπει να ενσωματωθεί στα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας. Θα πρέπει να είναι το αντίθετο: επαγγελματικό, καθαρό και ευγενικό - όπως το The Wall Street Journal .
Λένε ότι το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο είναι νεκρό. Έτσι, ποιο είναι το σημείο της άσκησης καλών τρόπων, ούτως ή άλλως; Λοιπόν, εξετάζοντας πώς ο σύγχρονος χώρος γραφείου ζει και πεθαίνει από το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο, είναι ασφαλές να πούμε ότι κάνουν λάθος. Πριν πατήσετε το κουμπί "Αποστολή" στο επόμενο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, σκεφτείτε αν πληροί τα κριτήρια εθιμοτυπίας. Εάν όχι, θα χρειαστεί να πατήσετε το 'Backspace' στο πληκτρολόγιό σας και να ξεκινήσετε ξανά. Φοράτε την επιτυχία, οπότε γιατί να μην γράφετε για επιτυχία;
Γράφετε επαγγελματικά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου; Ενημερώστε μας στο τμήμα σχολίων!
