Πώς να πάρετε τα λεπτά σε μια συνάντηση

Η ανάθεση ως καθορισμένου λεπτού αποδέκτη μιας συνάντησης μπορεί να είναι μια αποθαρρυντική προοπτική, ειδικά αν δεν το κάνατε πριν. Εξάλλου, δεδομένης της ευθύνης να τεκμηριωθούν όλα όσα συζητήθηκαν και αποφασίστηκαν, χιλιάδες πράγματα θα μπορούσαν ενδεχομένως να πάνε στραβά: τι εάν χάσετε κάτι σημαντικό ή καταλήγετε να φτιάξετε έναν ανόητο από τον εαυτό σας; Το τελευταίο πράγμα που χρειάζεται η καριέρα σας είναι ένας αναστατωμένος κύριος του έργου που καλείται να επαναλάβει τον εαυτό του επειδή λυπάσαι πραγματικά, αλλά δεν τα καταφέρατε πολύ .

Εκτός από αυτό δεν πρέπει να συμβαίνει αυτό. Στην πραγματικότητα, με τη σωστή προετοιμασία και καθοδήγηση, η λήψη λεπτών είναι στην πραγματικότητα μια σχετικά απλή διαδικασία και έχουμε δημιουργήσει έναν γρήγορο και εύχρηστο οδηγό που περιγράφει λεπτομερέστερα τα σημεία για να το αποδείξει.

Έτσι λοιπόν, την επόμενη φορά που ο προϊστάμενός σας σας βάζει σε καθήκοντα γραφής, αναπνοήστε βαθιά και μην πανικοβληθείτε. αυτός είναι ο τρόπος για να πάρετε τα λεπτά συνάντησης αποτελεσματικά και αποτελεσματικά.

1. Μην πηγαίνετε σε Blind

Όπως με όλα τα πράγματα, η σύντομη γραφή είναι πολύ πιο εύκολη αν έχετε προετοιμαστεί πολύ καλά εκ των προτέρων. Γνωρίζοντας εκ των προτέρων ποιος θα συμμετάσχει στη συνάντηση, ποια θα είναι η ημερήσια διάταξη και το επίπεδο λεπτομέρειας που απαιτείται θα σας βοηθήσει να κάνετε τη δουλειά σας πολύ πιο απλή.

Μόλις σας παραδοθεί το καθήκον, θα πρέπει να περάσετε πέντε λεπτά με το αφεντικό σας για να λάβετε όλες αυτές τις πληροφορίες πριν το τεκμηριώσετε. Μέχρι στιγμής, ο πιο γρήγορος και αποτελεσματικός τρόπος για να γίνει αυτό είναι η χρήση ενός προτύπου για τα λεπτά συνάντησης, ένα πρακτικό εργαλείο που σας εξασφαλίζει ότι δεν χάνετε χρόνο κατασκευάζοντας ένα σχήμα από την αρχή. Με αυτόν τον τρόπο, όταν πρόκειται για τη λήψη σημειώσεων, όλα θα οργανωθούν ήδη και θα είναι έτοιμα να εργαστούν.

Αν η επιχείρησή σας είναι ιδιαίτερα κατανοητή από την τεχνολογία, θα μπορούσατε να ανεβάσετε το πρότυπο έγγραφο στο σύννεφο, επιτρέποντας στους συμμετέχοντες να προσθέσουν το δικό τους όνομα στη λίστα και να προτείνουν τα δικά τους θέματα ημερήσιας διάταξης. Ωστόσο, η οργάνωσή σας αρέσει να παίζει πράγματα, ένα πρότυπο είναι ένας ευέλικτος και απλός τρόπος για όλους να εργαστούν.

2. Γνωρίστε τι χρειάζεται να τεκμηριωθεί

Σε πολλές περιπτώσεις -ιδίως σε εταιρικές συναντήσεις υψηλού επιπέδου όπου οι ψηφοφορίες ή οι προτάσεις ενδέχεται να περιλαμβάνονται στην ημερήσια διάταξη - τα πρακτικά που λαμβάνετε αντιπροσωπεύουν ένα επίσημο, νομικά παραδεκτό έγγραφο. Για παράδειγμα, εάν ένα διοικητικό συμβούλιο αποφασίσει, τότε -για λόγους διαφάνειας- είναι σημαντικό όσοι δεν είναι παρόντες (αλλά με κεκτημένο συμφέρον στην εταιρεία) να γνωρίζουν γιατί έχει ληφθεί μια τέτοια απόφαση.

Αντίθετα, εάν πρόκειται για μια απλή συνάντηση ομάδας που είναι γενικά άτυπη, τότε ίσως να μην χρειάζεται να είστε τόσο αυστηροί με λεπτομέρειες. Είτε έτσι είτε αλλιώς, ένα τυπικό σχέδιο θα περιλαμβάνει:

  • την ημερομηνία και ώρα της συνεδρίασης
  • πλήρης κατάλογος συμμετεχόντων (καθώς και προσκεκλημένοι συμμετέχοντες που δεν μπορούσαν να το κάνουν, συνήθως υποδηλώνονται με τον όρο «λυπάται»)
  • τυχόν τροποποιήσεις ή διορθώσεις σε πρακτικά από την προηγούμενη συνεδρίαση (εάν ισχύει)
  • κατάλογο των προκαθορισμένων θεμάτων της ημερήσιας διάταξης (εάν δοθεί) και των ενεργητικών βημάτων που πρέπει να γίνουν σε αυτά τα θέματα, συμπεριλαμβανομένου του ποιος θα είναι υπεύθυνος γι 'αυτά
  • τα τυχόν αποτελέσματα ψηφοφορίας (συμπεριλαμβανομένων των ψηφοδελτίων) ή οι προτάσεις που ψηφίστηκαν ή απορρίφθηκαν (και πάλι, αν υπάρχει)
  • οποιαδήποτε νέα επιχείρηση ή ζητήματα που προέκυψαν κατά τη διάρκεια της συνάντησης που δεν είχε συμφωνηθεί
  • λεπτομέρειες της επόμενης συνάντησης (όπως η ημερομηνία και η θέση).

Όπως αναφέρθηκε στην προηγούμενη ανάρτηση, πολλά από αυτά τα σημεία μπορούν να ολοκληρωθούν πριν από την έναρξη της συνάντησης, οπότε προσπαθήστε να εκτελέσετε όσο το δυνατόν περισσότερη εργασία από πριν.

3. Πάρτε τα λεπτά συνάντησης

Στην πραγματικότητα τα ίδια τα πρακτικά είναι συνήθως αυτό που φοβίζει τους περισσότερους ανθρώπους. πρέπει να εργαστείτε γρήγορα, αποτελεσματικά και με ελάχιστη αναστάτωση στην ίδια τη συνάντηση, η οποία είναι μια διοικητική ικανότητα που μπορεί να απαιτήσει κάποιο χρόνο για να κυριαρχήσει.

Είναι σημαντικό να θυμάστε όμως ότι οι σημειώσεις που λαμβάνετε κατά τη διάρκεια της συνάντησης είναι μόνο ένα σχέδιο. θα έχετε την ευκαιρία να τα τακτοποιήσετε και να τα κάνετε να φαίνονται επαγγελματικά αργότερα. Επομένως, αν πρέπει να χρησιμοποιήσετε κάποια μορφή κρυπτογράφησης για να καταφέρετε τα πάντα - ή αν αισθάνεστε πιο άνετα να σημειώσετε σημειώσεις σε φορητό υπολογιστή ή tablet - τότε βεβαιωθείτε ότι μπορείτε να το μεταφράσετε στη συνέχεια!)

Παρακάτω είναι μερικά άλλα βασικά σημεία που πρέπει να θυμάστε.

  • Μην προσπαθήσετε να γράψετε τη λέξη-για-λέξη συνομιλίας. όχι μόνο αυτό είναι πρακτικά αδύνατο, αλλά είναι επίσης περιττό (ενώ τα πρακτικά είναι ένα νομικό έγγραφο, οι συνεδριάσεις δεν είναι δικαστικές διαδικασίες). Αντ 'αυτού, απλά προσπαθήστε να συνοψίσετε τις αποφάσεις και τα σημεία δράσης.
  • Ενώ δεν θέλετε να διακόπτετε κάθε πέντε λεπτά, ξέρετε ότι είναι απολύτως εντάξει να ζητήσετε διευκρινίσεις σε ορισμένα σημεία (ακόμα περισσότερο αν πρόκειται για μια άτυπη συνάντηση).
  • Εάν αγωνίζεστε πραγματικά, φέρετε έναν καταγραφέα φωνής ή ένα κινητό τηλέφωνο για να καταγράψετε τη συνάντηση (όχι τόσο για να δημιουργήσετε ένα γραμματικό αντίγραφο, αλλά για λόγους διευκρίνισης αργότερα). Εάν πρόκειται να το κάνετε αυτό, όμως, πρέπει να αφήσετε όλους όσους βρίσκονται στην αίθουσα να γνωρίζουν από την αρχή ότι η διαδικασία καταγράφεται.

4. Γράψτε το όλα επάνω

Όπως αναφέρθηκε παραπάνω, οι σημειώσεις που λαμβάνετε κατά τη διάρκεια της συνάντησης είναι μόνο για εσάς. τότε θα πρέπει να τους δώσετε ένα βερνίκι ώστε να είναι έτοιμοι για διανομή.

Είναι καλή ιδέα να το κάνετε αυτό αμέσως μετά τη συνάντηση, όταν όλα είναι ακόμα φρέσκα στο μυαλό σας. Θυμηθείτε ότι, ενώ η γενική ιδέα είναι να γράψετε σε επαγγελματικό, εταιρικό ύφος, το πιο σημαντικό είναι ότι η διατύπωσή σας είναι σαφής και δεν αφήνει περιθώρια αμφιβολίας ως προς το τι αποφασίστηκε και ποια είναι η προκύπτουσα πορεία δράσης.

Ελέγξτε τις χρήσιμες συμβουλές.

  • Όπου είναι δυνατόν, μην υποθέτετε απλώς ότι «το συμβούλιο αποφάσισε ότι η δράση Χ πρέπει να ληφθεί». Προσπαθήστε επίσης να συμπεριλάβετε μια σύντομη παράγραφο που εξηγεί συνοπτικά γιατί το συμβούλιο αποφάσισε να προβεί σε αυτήν την ενέργεια. Αν μια μακρά συζήτηση προηγηθεί μιας συγκεκριμένης ενέργειας ή κίνησης, τότε προσπαθήστε να συμπεριλάβετε τα κύρια επιχειρήματα που δόθηκαν και από τις δύο πλευρές.
  • Βεβαιωθείτε ότι καταγράφετε μόνο τα γεγονότα - όχι τη γνώμη σας ή την υποκειμενική ανάμειξή τους. Γράψτε σαφώς και με σαφήνεια, χωρίς αναφορά στις δικές σας προσωπικές παρατηρήσεις.
  • Μην αναφέρετε τα άτομα με το όνομα, εκτός από τη συζήτηση του αποτελέσματος των κινήσεων ή των δευτερολέπτων.
  • Σιγουρευτείτε ότι παραμένετε στην ίδια τάση καθ 'όλη τη διάρκεια (είναι κοινό για τα λεπτά που πρέπει να παρουσιάζονται στο παρελθόν, αλλά είναι επίσης αποδεκτό να γράφονται στο παρόν). Μην προσπαθήσετε να συγχέουμε τον εαυτό σας εδώ. απλά κρατήστε τα πράγματα απλά.
  • Βεβαιωθείτε ότι τα συμπληρωματικά εξωτερικά έγγραφα που αναφέρονται αναφέρονται, όπου αυτό είναι δυνατόν, ως προσθήκη (και αναφέρονται ως τέτοια, όπως «η σύμβαση» (βλέπε προσάρτημα Β)).
  • Αν και δεν πρέπει να ξεχνάμε, βεβαιωθείτε ότι έχετε διόρθωση και ορθογραφικό έλεγχο του τελικού προϊόντος προτού το διανείμετε σε όλους στο τμήμα.

5. Βεβαιωθείτε ότι όλοι παίρνουν ένα αντίγραφο

Δεδομένου ότι ο καθορισμένος πάροχος λεπτών, τα καθήκοντά σας δεν τελειώνουν εκεί. πρέπει επίσης να βεβαιωθείτε ότι τα πρακτικά είναι εύκολα και εύκολα προσβάσιμα σε όσους το χρειάζονται, συνήθως μέσω του εσωτερικού συστήματός σας intranet ή της αλυσίδας ηλεκτρονικού ταχυδρομείου της εταιρείας σας. Επίσης, δεν θέλετε να αλλάξετε τίποτα αργότερα, οπότε βεβαιωθείτε ότι έχετε θέσει τους περιορισμούς επεξεργασίας στη θέση τους ή, ακόμα καλύτερα, να το μεταφορτώσετε ως PDF.

Επίσης, όπως ήδη αναφέρθηκε, μερικά λεπτά από την προηγούμενη συνεδρίαση απαιτούν τροποποιήσεις κατά την έναρξη της επόμενης συνεδρίασης. Μόλις γίνει αυτό, τα πρακτικά πρέπει να κατατεθούν κατάλληλα για μελλοντική αναφορά (συνήθως ψηφιακά, αλλά ορισμένες εταιρείες ενδέχεται να επιθυμούν να διατηρήσουν και τα οργανωμένα αντίγραφα σε χαρτί). Ενώ μπορεί να μην είναι δική σας ευθύνη να διατηρείτε και να ενημερώνετε αυτά τα αρχεία (ο υπεύθυνος γραφείου πιθανότατα θα το χειριστεί), βεβαιωθείτε ότι γνωρίζετε πώς να υποβάλλετε τα δικά σας άμεσα και με τον σωστό τρόπο.

Και αυτό είναι σχεδόν όλα όσα υπάρχουν σε αυτό. Όπως μπορείτε να δείτε, η λήψη λεπτών είναι πολύ λιγότερο τρομακτική προοπτική από ό, τι πολλοί το κάνουν να είναι έξω. απαιτεί απλώς κάποια επιμέλεια και προηγούμενο σχεδιασμό για λογαριασμό σας.

Είναι πιθανό να αναπτύξετε το δικό σας σύστημα για να κατεβάσετε τα πράγματα γρήγορα, αλλά εν τω μεταξύ, σίγουρα δεν είναι κάτι που πρέπει να ανησυχείτε. απλώς ακολουθήστε αυτές τις συμβουλές και τα υπόλοιπα θα έρθουν εύκολα.

Έχετε άλλες συμβουλές για τη λήψη λεπτών; Ενημερώστε μας στα παρακάτω σχόλια!

Αφήστε Το Σχόλιό Σας

Please enter your comment!
Please enter your name here