Πώς να βελτιώσετε τις δεξιότητες διαχείρισης του χρόνου σας

Συχνά βρίσκεστε να τονίζετε στην εργασία και απλώς να επιθυμείτε να υπάρχουν περισσότερες ώρες την ημέρα; Βρίσκεστε να σημειώσετε μια εργασία από τη λίστα σας, μόνο για να καταλήξετε να προσθέσετε πέντε ακόμα στον ατέλειωτο σωρό σας to-dos;

Εάν μπορείτε να αναφέρετε, έχετε έρθει στο σωστό μέρος.

Στο σημερινό γρήγορο εργασιακό περιβάλλον, είναι εύκολο να χιονίζει κάτω από φόρτωση εργασίας, χωρίς να υπάρχει φως στο τέλος της σήραγγας. Αυτό είναι όπου εμπλέκονται αποτελεσματικές δεξιότητες διαχείρισης χρόνου, γι 'αυτό δημιουργήσαμε αυτόν τον κατάλογο συμβουλών που θα σας βοηθήσουν να εργαστείτε πιο παραγωγικά και αποτελεσματικά.

Όπως λέει η παλαιά παροιμία: να εργάζεστε πιο έξυπνα, όχι σκληρότερα.

Δείτε πώς μπορείτε να βελτιώσετε τις δεξιότητές σας στη διαχείριση του χρόνου!

1. Διαγράψτε το ακαταστασία

Με όλα αυτά τα πανύψηλα σωρούς χαρτιού, η εύρεση οτιδήποτε θα ήταν θαύμα. Ήρθε η ώρα να ξεκαθαρίσετε την ακαταστασία με την οργάνωση και την τακτοποίηση του γραφείου σας και να ανακαλύψετε ξανά τι μοιάζει με ένα οργανωμένο γραφείο στη διαδικασία. Αυτό θα αποτρέψει αποτελεσματικά την προσοχή σας από το περιβάλλον σας και θα σας βοηθήσει πραγματικά να πάρετε κάτω για τις επιχειρήσεις. Εξαλείφει επίσης τον απαιτούμενο χρόνο για την αναζήτηση σημαντικών εγγράφων που δεν έχουν τοποθετηθεί σωστά. Για να επιτευχθεί αυτό, μια καλή ιδέα θα ήταν να δημιουργηθεί ένα σύστημα αρχειοθέτησης για τον εαυτό σας ή ένα υπολογιστικό φύλλο με όλα τα τρέχοντα και εκκρεμούντα έργα σας.

2. Γράψτε το κάτω

Οι περισσότεροι από εμάς είναι ένοχοι μαζικής υπερνίκησης και πάντα φαίνεται να συμβαίνει όταν προσπαθούμε να επικεντρωθούμε σε ένα απλό πράγμα. Για παράδειγμα, θα μπορούσατε να εργάζεστε σε μια αναφορά προϋπολογισμού όταν, ξαφνικά, αρχίζετε να σκέφτεστε τι πρέπει να μαγειρέψετε για δείπνο ή πώς θα πρέπει να αρχίσετε την παρουσίασή σας μαζί. Το καλύτερο που έχετε να κάνετε είναι να γράψετε αυτές τις σκέψεις στο ημερολόγιό σας - αυτό θα σας βοηθήσει να «ξεφορτώσετε» τις πληροφορίες από τον εγκέφαλό σας και να επιστρέψετε στο έργο σας, βελτιώνοντας αποτελεσματικά την αποτελεσματικότητα της εργασίας σας στη διαδικασία.

3. Δημιουργήστε μια λίστα υποχρεώσεων

Ξεκινήστε την εβδομάδα σας δημιουργώντας μια λίστα με όλα τα αντικείμενα που πρέπει να ολοκληρώσετε μέχρι την Παρασκευή το απόγευμα. Αυτό θα σας βοηθήσει να δημιουργήσετε ένα σχέδιο δράσης για κάθε ημέρα, επιτρέποντας τον χρόνο για τυχόν αλλαγές ή επείγουσες καταστάσεις τελευταίας στιγμής.

4. Προτεραιότητα

Πολλοί άνθρωποι βρίσκονται αντιμέτωποι με το φόρτο εργασίας τους όταν αποτυγχάνουν να δώσουν προτεραιότητα στις εργασίες. Είναι σημαντικό να προσδιορίσετε τι είναι η πρώτη προτεραιότητα και να χειριστείτε πρώτα αυτές τις εργασίες. Ίσως θελήσετε ακόμη και να εξετάσετε τη χρήση ενός αριθμού ή ενός συστήματος χρωμάτων για να παρακολουθήσετε τα πάντα.

5. Δημιουργήστε ένα Πρόγραμμα

Τώρα που έχετε γίνει εμπειρογνώμονας στο να δημιουργήσετε λίστες υποχρεώσεων, ήρθε η ώρα να αρχίσετε να σημειώνετε τα στοιχεία. Ένας πολύ καλός τρόπος για να το κάνετε αυτό είναι να δώσετε στον εαυτό σας έναν καθορισμένο χρόνο για να ολοκληρώσετε κάθε στοιχείο και γενικά να δημιουργήσετε ένα χρονοδιάγραμμα για να σας βοηθήσουμε να παρακολουθήσετε τα πράγματα. Ίσως θελήσετε επίσης να σκεφτείτε να ορίσετε μια υπενθύμιση 15 λεπτά πριν από την εργασία που αναμένεται να εμφανιστεί στην οθόνη του υπολογιστή σας.

6. Διάλυση εργασιών

Κάποια καθήκοντα είναι πραγματικά δύσκολο να αντιμετωπιστούν επικεντρωμένα, έτσι τα βάζουμε συχνά στο backburner και τα παραμελούμε. Αν βρείτε τον εαυτό σας να το κάνετε αυτό, γιατί να μην εξετάσετε το ενδεχόμενο να σπάσετε την εργασία κάτω σε επιταγές μεγέθους δαγκώματος; (Να θυμάστε να ολοκληρώσετε ένα έργο προτού προχωρήσετε στην επόμενη!)

7. Σχέδιο διακοπών

Ας το παραδεχτούμε: τα πράγματα δεν πάνε πάντοτε για το σχεδιασμό, ειδικά όταν εργάζεστε σε ένα πολυάσχολο περιβάλλον ή βιομηχανία, όπου τα έργα ή τα θέματα της τελευταίας στιγμής μπορούν να εκτονωθούν από το ξύλο. Βεβαιωθείτε ότι υπολογίζετε την ώρα της ημέρας σας για τέτοιες διακοπές, όπως συσκέψεις αργά τη νύχτα ή κλήσεις μεγάλου αριθμού πελατών.

8. Τηλεφωνικές κλήσεις οθόνης

Ορισμένοι χώροι εργασίας δεν συμφωνούν με αυτό, αλλά αν είστε εξαιρετικά απασχολημένοι και εργάζεστε σε μια σύντομη προθεσμία για ένα σημαντικό έργο, το τελευταίο πράγμα που χρειάζεστε είναι ο αγαπημένος σας (αλλά πολύ συνηθισμένος) πελάτης να σας καλέσει και να διαταράξει την ημέρα σας . Σε αυτή την περίπτωση, δοκιμάστε να προβάλετε τις κλήσεις σας για επείγουσες ανάγκες και να ελέγξετε μόνο τα μηνύματα φωνής σας μόλις έχετε σημειώσει την εργασία που βρίσκεται στο χέρι από τη λίστα σας.

9. Αποφύγετε το Multitasking

Μερικοί εργαζόμενοι και ακόμη και τα αφεντικά πιστεύουν ότι το multitasking είναι ένας αποτελεσματικός τρόπος για να γίνουν τα πράγματα, αλλά στην πραγματικότητα απλώς διαιρεί την προσοχή σας σε ένα σωρό διαφορετικά πράγματα. Αυτό συχνά οδηγεί σε απρόσεκτα λάθη και περισσότερο χρόνο που ξοδεύεται από το άλμα από τη μια δουλειά στην άλλη, προσπαθώντας να θυμηθούμε τι έχετε ήδη ολοκληρώσει.

10. Πάρτε διακοπές

Παρόλο που μπορεί να νομίζετε ότι είστε ένα νίνι εργασίας που μπορεί να περάσει μια οκτώ ώρες χωρίς να κάνετε ένα διάλειμμα από την οθόνη του υπολογιστή σας, ξεχνάτε ότι, είτε σας αρέσει είτε όχι, η ικανότητά σας να εστιάζετε θα υποφέρει. Έχουν γίνει πολλές έρευνες σχετικά με το θέμα, όλες έρχονται με το ίδιο συμπέρασμα: η συχνή διακοπή της εργασίας είναι καλή για σας, ενώ θα παρατηρήσετε επίσης μια ώθηση στην αντοχή και μια μείωση των πόνων και των πόνων.

11. Ορίστε Προσωπικούς Στόχους

Δίνοντας τον εαυτό σας προσωπικούς στόχους, θα γίνετε πιο αποτελεσματικοί και θα αναπτύξετε καλύτερες δεξιότητες διαχείρισης του χρόνου. Αυτό μπορεί να επιτευχθεί θέτοντας τον εαυτό σας προθεσμίες ή πρόσθετες εργασίες για να ολοκληρωθεί για να αποδείξει την αξία σας στην εταιρεία και πώς αξίζετε την επόμενη προώθηση. Ό, τι κι αν είναι, θα νιώσετε ικανοποιημένοι όταν φτάσετε στο στόχο σας.

12. Μάθετε να λέτε 'όχι'

Ένα παράδειγμα κακής διαχείρισης χρόνου λέει «ναι» σε όλα, ακόμη και όταν ξέρετε ότι δεν μπορείτε να ολοκληρώσετε τις πρόσθετες εργασίες στις κανονικές ώρες εργασίας σας. Αν βρεθείτε να το κάνετε αυτό και μένετε αργά κάθε μέρα για να ολοκληρώσετε την εργασία σας, είναι σημαντικό να μάθετε να αρχίσετε να λέτε 'όχι' μερικές φορές. Διαφορετικά, θα καταλήξετε να θέσετε σε κίνδυνο την ποιότητα της εργασίας σας.

13. Να ανταμείψετε τον εαυτό σας

Όταν ολοκληρώσατε κάτι μεγάλο, γιατί να μην το γιορτάσετε, φροντίζοντας τον εαυτό σας για ένα ωραίο μεσημεριανό γεύμα, ένα φλιτζάνι καφέ ή ακόμα και ένα κολακευτικό ποτό με τους συναδέλφους σας μετά την εργασία. Μην εκμεταλλευτείτε και το κάνετε αυτό κάθε μέρα για κάθε μικρό πράγμα, όμως, καθώς θα καταλήξετε να δαπανούν περισσότερο χρόνο γιορτάζοντας παρά να ολοκληρώσετε πραγματικά τα καθήκοντά σας. Θυμηθείτε: όλα με μέτρο!

14. Πάρτε κάποια τεχνική βοήθεια

Αν είστε τεχνολόγος, γιατί να μην λάβετε βοήθεια από κάποιες αξιόπιστες εφαρμογές; Υπάρχουν διάφορες εφαρμογές διαχείρισης χρόνου που μπορούν να σας βοηθήσουν να αυξήσετε την παραγωγικότητα και να διασφαλίσετε ότι κάνετε ό, τι πρέπει να γίνει. Μερικά από τα καλύτερα είναι το RescueTime και το Toggl.

15. Ποτέ μην σταματήσετε τη μάθηση

Είναι εύκολο να κολλήσετε με αυτό που γνωρίζετε επειδή γνωρίζετε ότι λειτουργεί ήδη, αλλά δεν πρέπει να κλείσετε τον εαυτό σας από τη μάθηση νέων πραγμάτων. Ο διαχειριστής σας μπορεί να σας δώσει συμβουλές για το πώς να διαχειριστείτε καλύτερα τον χρόνο σας. Μην αγνοήσετε αυτήν την πολύτιμη διορατικότητα! Ποιός ξέρει? Μπορεί να είναι σε θέση να σας προσφέρουν κάποιες συμπαγείς συμβουλές που με τη σειρά τους μπορείτε να μεταφέρετε στους συνομηλίκους σας!

Η ανάπτυξη μεγάλων δεξιοτήτων διαχείρισης του χρόνου δεν θα συμβεί κατά τη διάρκεια της νύχτας, αλλά εάν συνεχίσετε να εξασκείτε αυτές τις συμβουλές, θα απολαύσετε μια πολύ πιο αποτελεσματική και χωρίς άγχος ημέρα εργασίας.

Έχετε αγωνιστεί με τη διαχείριση του χρόνου στο παρελθόν; Εάν ναι, ενημερώστε μας τι κάνατε για να βελτιώσετε σε αυτόν τον τομέα στην παρακάτω ενότητα σχολίων ...

Εν τω μεταξύ, μην ξεχάσετε να δείτε ποια άλλα επαγγελματικά προσόντα είναι σημαντικά στο χώρο εργασίας και για τη συνολική καριέρα σας!

Αφήστε Το Σχόλιό Σας

Please enter your comment!
Please enter your name here