Η αποτελεσματική επικοινωνία είναι το κλειδί για την επιτυχία της διαχείρισης του έργου

Σύμφωνα με μια Λευκή Βίβλο που δημοσιεύτηκε από το Ινστιτούτο Διαχείρισης Έργων, τα έργα υπό την καθοδήγηση αποτελεσματικών φορέων επικοινωνίας επιτυγχάνουν το 80% των αρχικών στόχων τους, ενώ εκείνα που οδηγούνται από ελάχιστα αποτελεσματικούς φορείς επικοινωνίας επιτυγχάνουν μόνο το 52% των αρχικών στόχων τους. Επιπλέον, το 96% των στελεχών ανέφερε ότι η αναποτελεσματική επικοινωνία αποτελεί κύρια αιτία αποτυχιών στο χώρο εργασίας. Αυτό υπογραμμίζει τη σημασία του γιατί οι διαχειριστές έργων πρέπει να είναι εξαιρετικά καλοί υπεύθυνοι επικοινωνίας.

Οι πυλώνες της αποτελεσματικής επικοινωνίας

Μια πρόσφατη έκθεση της Forbes αναφέρει ότι οι διαχειριστές έργων πρέπει να είναι εξειδικευμένοι τόσο στην προφορική όσο και στη μη λεκτική επικοινωνία. Πιο συγκεκριμένα, θα πρέπει να είναι σε θέση να επικοινωνούν αποτελεσματικά μέσω τηλεφωνικών κλήσεων, άμεσων μηνυμάτων, εργαλείων συνεργασίας έργου όπως Slack, web chat, e-mail, τηλεδιάσκεψη, καθώς και πρόσωπο με πρόσωπο. Αυτό είναι σημαντικό για διάφορους λόγους, επειδή πάνω από το 55% της ερμηνείας του μηνύματος βασίζεται στη γλώσσα του σώματος και στις εκφράσεις του προσώπου, σύμφωνα με τον Dr. John Lund, έναν εμπειρογνώμονα και ερευνητή διαπροσωπικής επικοινωνίας. Άλλες πτυχές που επηρεάζουν την επικοινωνία περιλαμβάνουν τον τόνο φωνής (37%) και τις λέξεις που χρησιμοποιούνται (8%). Ταυτόχρονα, ο διαχειριστής έργου πρέπει να διατηρεί το σωστό εσωτερικό και εξωτερικό ισοζύγιο επικοινωνίας, ειδικά σε περιπτώσεις όπου ο ιδιοκτήτης του έργου είναι πελάτης. Οι διαχειριστές έργων θα πρέπει επίσης να αποφεύγουν την επικοινωνία "on-the-fly" εκτός εάν αυτό είναι απαραίτητο, διότι προκαλεί αβεβαιότητα μεταξύ των μελών του έργου. Επιπλέον, θα μπορούσε να αναγκάσει τα μέλη του έργου να μετατοπίσουν την εστίασή τους από βασικά καθήκοντα σε λειτουργίες που θα μπορούσαν να αντιμετωπιστούν αποτελεσματικότερα από προσωπικό εκτός του έργου.

Σχέδιο Επικοινωνίας

Για να αποφευχθούν τα προβλήματα που αναφέρθηκαν παραπάνω, η διαχείριση του έργου θα πρέπει να βασίζεται σε μια προγραμματισμένη στρατηγική επικοινωνίας. Αυτή η στρατηγική θα πρέπει να περιλαμβάνει ένα βρόχο ανατροφοδότησης, καθώς και να καθορίζει με σαφήνεια τους σωστούς διαύλους επικοινωνίας, τις ευθύνες, τους ρόλους και την ιεραρχία. Ένα σωστά δομημένο πλαίσιο επικοινωνίας θα αποτρέψει τα σημεία συμφόρησης των έργων που προκαλούνται από την ασυμφωνία της επικοινωνίας.

Για να μάθετε περισσότερα σχετικά με τον τρόπο με τον οποίο η επικοινωνία παίζει βασικό ρόλο στα αποτελέσματα διαχείρισης του έργου, ελέγξτε αυτό το infographic που δημιουργήθηκε από το Online Masters του Πανεπιστημίου Brandeis στο πρόγραμμα διαχείρισης έργων.