Καθώς ο σύγχρονος χώρος εργασίας συνεχίζει να εξελίσσεται, το ίδιο συμβαίνει και με τη λεπτή τέχνη της διαχείρισης του έργου. Πηγαίνουν οι μέρες που κινούνται μετά από τις σημειώσεις σε λευκούς πίνακες. οι επιχειρήσεις βρίσκονται τώρα στην επιφυλακή για τα πιο αποδοτικά και οικονομικά αποδοτικά εργαλεία, καθώς επιδιώκουν να εξομαλύνουν τη ροή εργασίας τους και να κάνουν λιγότερα πράγματα.
Το λογισμικό διαχείρισης έργων τσεκάρει όλα αυτά τα πλαίσια. Ανεξάρτητα από την επιχείρηση ή την ευρύτερη βιομηχανία, μπορεί εύκολα να προσαρμοστεί και να τροποποιηθεί για να ανταποκριθεί στις απαιτήσεις οποιουδήποτε οργανισμού. Ωστόσο, φυσικά, ορισμένες ομάδες μπορεί να είναι διστακτικοί. Η αντίσταση στην αλλαγή είναι η ανθρώπινη φύση και όταν υπάρχουν περιθώρια κέρδους που οδηγούν στο αποτέλεσμα, οι επιχειρήσεις είναι πιο πιθανό να αναρωτηθούν γιατί πρέπει να χρησιμοποιούν ένα συγκεκριμένο εργαλείο.
Τα πολλά οφέλη από τη χρήση ενός αποκλειστικού λογισμικού θα πρέπει να μετριάσουν αυτούς τους φόβους. Σε αυτό το άρθρο, θα εξετάσουμε ορισμένα από αυτά τα πλεονεκτήματα και θα συζητήσουμε τα θετικά αποτελέσματα που μπορούν να έχουν στην επιχείρησή σας. Έτσι, αν δεν έχετε ένα πλεόνασμα από μετα-σημειώσεις που πλημμυρίζουν την αποθήκη, διαβάστε το ...
1. Ευκολότερη συνεργασία
Πολλές εργασίες αλληλεπικαλύπτονται με τα διαχωριστικά και γεωγραφικά όρια και μερικές φορές μπορεί να είναι δύσκολο για κάθε μέλος της ομάδας να γνωρίζει τι συμβαίνει έξω από τον άμεσο κύκλο. Ευτυχώς, ένα εργαλείο διαχείρισης έργου αναιρεί αυτό το ζήτημα απευθείας από το ρόπαλο. Το Wrike, για παράδειγμα, παρέχει μια ζωντανή ροή δραστηριοτήτων που επιτρέπει σε άλλα μέλη της ομάδας να γνωρίζουν σε τι εργάζεστε, ενώ υπάρχει επίσης μια δυνατότητα ανταλλαγής άμεσων μηνυμάτων για τυχόν ερωτήματα που γκρίνια.
Ως εκ τούτου, η άμεση και σε πραγματικό χρόνο φύση μιας υπηρεσίας με βάση το λογισμικό επιτρέπει στις ομάδες να συνεργάζονται άψογα, αποφεύγοντας τυχόν προβλήματα επικοινωνίας. Μπορεί επίσης να σταματήσει αυτές τις εξευτελιστικές συναντήσεις «ενημέρωσης» για να συγκεντρώσει την πρόοδο του καθενός. ένα ιδιαίτερα ευνοϊκό όφελος όταν ο χρόνος και η υπομονή είναι με ένα ασφάλιστρο.
2. Καλύτερος προγραμματισμός
Η παρακολούθηση των ορόσημων σε ένα έργο μπορεί να είναι δύσκολη, ειδικά καθώς κάθε μέλος της ομάδας πρέπει να γνωρίζει τι πρέπει να ολοκληρωθεί και πότε. Για να καταπολεμηθεί αυτό, το συνεργατικό λογισμικό μπορεί να χρησιμοποιήσει σαφή και εύκολο στη χρήση Gantt charts του χρονοδιαγράμματος του έργου, το οποίο στη συνέχεια μπορεί να ενημερώνεται συνεχώς. Αυτό είναι πολύ χρήσιμο όταν τα πράγματα αλλάζουν αναπόφευκτα σε μια στιγμή και οι πόροι πρέπει να μετατοπιστούν.
Επιτρέπει επίσης στους εικονικούς διαχειριστές να εφαρμόζουν τις οδηγίες με σαφή και προσπελάσιμο τρόπο, επιδεικνύοντας οπτικά κάθε μεμονωμένη εργασία και αφήνοντας σε όλους να ξέρουν πού βρίσκονται με το πάτημα ενός κουμπιού. Αυτό εξασφαλίζει ότι ανάμεσα στο γενικό χάος ενός πολυάσχολου έργου, η κακή οργάνωση δεν μπορεί να χρησιμοποιηθεί ως δικαιολογία για την απώλεια μιας προθεσμίας.
3. Καλύτερη επικοινωνία με τους πελάτες
Είμαστε όλοι εκεί: η κλήση συνδιάσκεψης 10:00 με τον πελάτη που αρχίζει πραγματικά στις 10.15, λόγω της έλλειψης διαθέσιμων δωματίων (ακολουθούμενη από άλλη καθυστέρηση 15 λεπτών, καθώς ο πελάτης έλαβε λάθος dial-in). Εκτός από την εμφάνισή σας λιγότερο από επαγγελματική, είναι επίσης μια αναποτελεσματική και χρονοβόρα διαδικασία.
Με το online λογισμικό που βασίζεται σε σύννεφο, αυτό το έπος δεν χρειάζεται να συμβεί. Οι πελάτες μπορούν να αποκτήσουν πρόσβαση στην επιτροπή εκχώρησης και να δουν εύκολα την πρόοδό σας. μπορούν να δώσουν ανατροφοδότηση και να κάνουν αλλαγές στις σχετικές περιοχές - το μόνο που χρειάζονται είναι ένας κωδικός πρόσβασης και ένα όνομα χρήστη. Στο μεγάλο σχέδιο των πραγμάτων, αυτό έχει ως αποτέλεσμα μια πολύ πιο αποτελεσματική χρήση της δικής σας και του χρόνου του πελάτη.
4. Αναθέστε πιο εύκολα τις εργασίες
Για τους διευθυντές, μπορεί να είναι εξαιρετικά χρονοβόρα η παράδοση καθηκόντων σε άτομα, ειδικά σε μεγαλύτερα έργα που περιλαμβάνουν άλλα τμήματα και τοποθεσίες. Αντί να ενημερώνει κάθε άτομο ένα κάθε φορά, η εργασία μπορεί απλά να εισαχθεί στη χρονολογική σειρά του έργου και να ανατεθεί στο σχετικό μέλος της ομάδας μαζί με λεπτομερείς οδηγίες.
Αυτό κάνει τη ζωή ευκολότερη για όλη την ομάδα, που μπορεί απλά να ελέγξει το λογισμικό για να δει τι πρέπει να κάνουν και πότε πρέπει να γίνει - μια αποτελεσματική και εξοικονόμηση χρόνου νίκη για όλους.
5. Διαχείριση του Προϋπολογισμού
Αυτό είναι ένα άλλο πλεονέκτημα ενός ευέλικτου και πολλαπλών λειτουργικών συστημάτων λογισμικού, ειδικά για τους διαχειριστές που πρέπει να παρακολουθούν το κόστος ενός έργου και να εξασφαλίζουν ότι δεν θα ξεφύγει από τον έλεγχο. Διαθέτοντας πραγματικά μετρήσιμα αποδεικτικά στοιχεία για το ποιος υπάλληλος έχει κάνει κάτι και για πόσες ώρες, όσοι ελέγχουν τον προϋπολογισμό μπορούν να δουν το κόστος σε πραγματικό χρόνο και να προσδιορίσουν πού δαπανώνται πάρα πολλά χρήματα.
Αυτό, με τη σειρά του, μπορεί να ενημερώνει τις αποφάσεις που προχωρούν προς τα εμπρός, επιτρέποντας στους διαχειριστές να τροποποιούν, όπου χρειάζεται, ή να κατανέμουν ώρες διαφορετικά. Η σημασία της φορολογικής ευθύνης μπορεί συχνά να παραβλεφθεί όταν η εστίαση είναι σταθερή στο ίδιο το έργο και αυτό είναι ένα από τα πιο λεπτές ωφέλειες από τη χρήση ενός αξιόπιστου εργαλείου διαχείρισης έργου.
6. Κοινή χρήση εγγράφων και πρόσβαση
Ένα από τα πρόσθετα οφέλη της συγκέντρωσης όλων των μέσων σε ένα μέρος είναι ο μεγαλύτερος έλεγχος που έχουν οι χρήστες πάνω από τα έγγραφα. Εκτός από το γεγονός ότι δεν μπορούν να χαθούν ή να τοποθετηθούν λανθασμένα, το σύστημα επιτρέπει επίσης στους χρήστες να παρακολουθούν οποιεσδήποτε τροποποιήσεις ή υποβολές, με αποτέλεσμα μεγαλύτερη λογοδοσία και διαφάνεια σχετικά με το ποιος άλλαξε τι σε ένα συγκεκριμένο έγγραφο.
Είναι επίσης πρακτικό, καθώς τα μέλη της ομάδας μπορούν εύκολα να βρουν έγγραφα χωρίς να χρειάζεται να τράξουν μέσα από κοινές μονάδες ή να ζητήσουν συνδέσμους. Αυτό είναι ιδιαίτερα βολικό όταν ένας χρήστης περιμένει μια ενημερωμένη έκδοση ενός αρχείου ή βρίσκεστε σε επαφή πελάτη τελευταίας στιγμής και χρειάζεστε γρήγορη πρόσβαση.
Εγγραφείτε
Εγγραφείτε στο ενημερωτικό μας δελτίο για πιο φοβερό περιεχόμενο και κερδίστε 20% OFF το τεστ καριέρας μας!
Εγγραφείτε7. Τυποποιημένες διαδικασίες
Όπως έχει ήδη αναφερθεί, ένα από τα βασικά πλεονεκτήματα του λογισμικού διαχείρισης έργων είναι ότι παίρνει όλοι στην ίδια σελίδα. Αυτό ισχύει και για τις διαδικασίες σας, καθώς όλοι είναι υποχρεωμένοι να παρέχουν τις ίδιες πληροφορίες και να χρησιμοποιούν τα ίδια πρότυπα κατά τη δημιουργία και την επεξεργασία εγγράφων.
Αν και αυτό μπορεί να ακούγεται επιφανειακά, είναι σημαντικό να τυποποιήσετε τα πάντα και να βεβαιωθείτε ότι κάθε έγγραφο έχει την ίδια εμφάνιση και αίσθηση γι 'αυτό. Εκτός από την εμφάνισή του πιο επαγγελματική, συμβάλλει επίσης στη δημιουργία συνεκτικότητας και ενότητας σε όλους τους τομείς, καθώς όλοι εργάζονται με τον ίδιο τρόπο.
8. Ενσωμάτωση νέων μελών της ομάδας
Κάνοντας κάποιον σε ένα έργο στο μισό μέρος μπορεί να είναι μια αποθαρρυντική εμπειρία και για τα δύο μέρη, καθώς ένας πλούτος πληροφοριών και πλαισίου πρέπει να εξηγηθεί και να μάθει σε πολύ σύντομο χρονικό διάστημα. Με ένα εύχρηστο εργαλείο, οι νέες προσθήκες στην ομάδα μπορούν να αναθεωρήσουν με σαφήνεια την πρόοδο του έργου από την αρχή, καθώς και οποιαδήποτε αλλαγή κατεύθυνσης στην πορεία. Αυτό σημαίνει ότι μπορούν να μπουν στην ομάδα χωρίς κόπο, απαιτώντας ελάχιστη ολοκλήρωση και να είναι σε θέση να παράγουν μια αποτελεσματική συνεισφορά αμέσως.
9. Απομακρυσμένη εργασία
Πολλές κορυφαίες εταιρείες προσφέρουν τώρα ευέλικτη και απομακρυσμένη εργασία. το συνεργατικό λογισμικό επιτρέπει στους υπαλλήλους να το κάνουν αποτελεσματικά, χωρίς να αποσπαστούν από την ομάδα.
Αυτό οφείλεται στο γεγονός ότι οι διαχειριστές έργων μπορούν να είναι σίγουροι ότι τα καθήκοντα εξακολουθούν να γίνονται χωρίς να χρειάζεται να ελέγχουν φυσικά, ενώ οι χρήστες στο σπίτι έχουν κάθε πόρο που χρειάζονται με τα χέρια τους. το μόνο που χρειάζεται είναι μια αξιόπιστη σύνδεση στο internet. Σε έναν χώρο εργασίας που είναι όλο και πιο προοδευτικός και ανοιχτός στην αλλαγή, αυτός ο τρόπος εργασίας είναι πιθανό να γίνει πιο συνηθισμένος στο εγγύς μέλλον - με αυτό το λογισμικό να βρίσκεται στο επίκεντρο του.
Όπως μπορείτε να δείτε, τα πλεονεκτήματα της χρήσης εργαλείων διαχείρισης έργων είναι αναμφισβήτητα. Όταν αντιμετωπίζουν πολύπλοκα καθήκοντα που συνίστανται σε μεγάλο, συχνά διασκορπισμένο εργατικό δυναμικό, η άμεση ανησυχία είναι πώς να χειριστεί την οργάνωση, την εξουσιοδότηση και την επικοινωνία. Το λογισμικό Synergetic επιλύει αυτά τα θέματα με ευκολία.
Με τη φροντίδα της εφοδιαστικής, αυτό επιτρέπει στους διαχειριστές να επικεντρωθούν στην πραγματική καθοδήγηση του έργου, ενώ οι εργαζόμενοι γνωρίζουν ακριβώς τι πρέπει να κάνουν και πότε; ως αποτέλεσμα, η διαδικασία γίνεται αβίαστη και ένα θετικό τελικό αποτέλεσμα μπορεί να παραδοθεί προς ικανοποίηση όλων των μερών.
Μέσω του παγκόσμιου λογισμικού της, το Wrike έχει εξουσιοδοτήσει μερικές από τις πιο αναγνωρίσιμες εταιρείες στον κόσμο και συνεχίζει να δημιουργεί καινοτόμες λύσεις. Από το σχεδιασμό έως την παράδοση, το εργαλείο τους δίνει τη δυνατότητα στις επιχειρησιακές ομάδες να επιτύχουν τους στόχους τους μέσω ενός εύχρηστου και λογικού περιβάλλοντος. το πλέον σύγχρονο λογισμικό τους χρησιμοποιείται πλέον από πάνω από 15.000 οργανισμούς παγκοσμίως.
