Η αλήθεια είναι ότι δεν είναι τόσο δύσκολο να αναπτυχθεί αυτή η μεταβιβάσιμη δεξιότητα, και μόλις την κατακτήσετε, θα είστε σε θέση να περάσετε και τις πιο δύσκολες στιγμές και να γίνετε πιο αποτελεσματικοί στη διαδικασία.
Το μόνο που έχετε να κάνετε είναι να κάνετε λίγες αλλαγές στο κανονικό σας πρόγραμμα και αναφέραμε τα βήματα που πρέπει να ακολουθήσετε για να επιτύχετε το στόχο σας να γίνετε καλύτερα οργανωμένοι.
1. Κάντε ένα σχέδιο
Χωρίς επαρκή σχεδιασμό, ορισμένες λεπτομέρειες είναι πιθανό να πέσουν μέσα από τις ρωγμές. Έτσι, ό, τι και αν εργάζεστε, είναι σημαντικό να ξοδεψετε χρόνο να υπολογίσετε ποια εργαλεία και πόρους χρειάζεστε, πόσο χρόνο είναι απαραίτητο για την εκτέλεση του έργου και ποια είναι η σωστή στρατηγική που πρέπει να ακολουθήσετε.
Αυτό ισχύει και για τους στόχους της σταδιοδρομίας σας. Για παράδειγμα, ας υποθέσουμε ότι θέλετε μια προσφορά μέχρι το τέλος του έτους. Προκειμένου να συμβεί αυτό, θα πρέπει να αποδείξετε γιατί το αξίζετε και ότι έχετε όλες τις απαραίτητες επαγγελματικές δεξιότητες - ορίστε λοιπόν ορισμένους στόχους που μπορείτε να επιτύχετε για να εργαστείτε και να σας παρακινήσετε όλο το χρόνο.
2. Δημιουργήστε μια λίστα υποχρεώσεων
Κάνετε μια νέα λίστα καθηκόντων σε καθημερινή βάση με όλα τα πράγματα που πρέπει να κάνετε για την ημέρα (ακόμα και αν είναι κάτι απλό, όπως η κατάθεση ή η αγορά τροφίμων). Με αυτόν τον τρόπο, δεν θα ξεχάσετε τίποτα και θα αισθανθείτε επίσης πιο παραγωγικοί καθώς τσεκάρετε τα καθήκοντα που ολοκληρώνετε.
Για να πάρετε τα πράγματα στο επόμενο επίπεδο, δώστε προτεραιότητα στα στοιχεία της λίστας σας από υψηλή έως χαμηλή προτεραιότητα. Μπορείτε να το κάνετε αυτό με στοιχεία κωδικοποίησης χρώματος ή αρίθμησης, έτσι ώστε να γνωρίζετε ποιες από αυτές θα ολοκληρωθούν πρώτα. Σε αυτό το σημείωμα, είναι μερικές φορές πιο εύκολο να προετοιμάσετε τη λίστα σας στο τέλος της ημέρας για την επόμενη μέρα - με αυτόν τον τρόπο θα είστε σε θέση να πάτε κατευθείαν στην επιχείρηση μόλις ξυπνήσετε.
3. Σημειώστε τις συναντήσεις
Αν βρεθείτε σε μια άλλη συνάντηση εργασίας, μπορείτε να σκεφτείτε ότι δεν χρειάζεται να σημειώσετε σημειώσεις και ότι απλά θυμάστε όλα όσα συζητούνται. Αλλά ας είμαστε ειλικρινείς: μόλις φύγετε από το δωμάτιο, ξεχνάτε αμέσως τι θα αρχίσει το όλο θέμα της συνάντησης.
Η λήψη σημειώσεων θα σας βοηθήσει μακροπρόθεσμα, ειδικά όταν ο προϊστάμενός σας σας συμβουλεύει σχετικά με τις οδηγίες για την ολοκλήρωση ενός συγκεκριμένου έργου. Με αυτόν τον τρόπο, δεν θα πρέπει να τους ενοχλείτε με ερωτήσεις (οι οποίες κατά πάσα πιθανότητα είχαν ήδη αντιμετωπιστεί στη συνάντηση) και θα είστε σε θέση να αποδείξετε πόσο οργανωμένη και ενεργητική είστε.
4. Χρησιμοποιήστε ένα ημερολόγιο
Ένα ετήσιο ημερολόγιο ή ημερολόγιο μπορεί πραγματικά να σας βοηθήσει να πάρετε τις σκέψεις σας μαζί και να οργανωθεί. Χρησιμοποιήστε το για να προγραμματίσετε συναντήσεις, να κάνετε ένα εβδομαδιαίο μενού για τρόφιμα και να καταγράψετε όλες τις εργασίες σας και να διαθέσετε ώρες σε κάθε εκδήλωση για να διασφαλίσετε ότι θα αξιοποιήσετε στο έπακρο την ημέρα σας. Τούτου λεχθέντος, είναι πολύ πιθανό ότι η μέρα σας δεν θα πάει ακριβώς όπως είχε προγραμματιστεί (για παράδειγμα, μπορεί να εμφανιστεί μια αλλαγή της τελευταίας στιγμής που θα χρειαστεί την επείγουσα προσοχή σας), έτσι αφήστε λίγο χρόνο για έκτακτες ανάγκες.
5. Αποκαλύψτε τον εγκέφαλό σας
Δεν είναι μυστικό ότι το άγχος στο χώρο εργασίας θα σας κρατήσει πίσω από το να κάνετε τη δουλειά σας. Θα καταλήξετε μόνο άσκοπα να χάνετε χρόνο ανησυχώντας για τα πράγματα. Αυτός είναι ο λόγος για τον οποίο είναι σημαντικό να αποκαλύπτετε τον εγκέφαλό σας και να αναλάβετε ένα έργο κάθε φορά - και μην προσπαθήσετε να κάνετε πολλαπλούς στόχους και να ολοκληρώσετε πάρα πολύ με ένα πάτημα.
Μπορείτε επίσης να δοκιμάσετε το διαλογισμό το πρωί για να απαλλαγείτε από οποιοδήποτε στρες και αρνητικές σκέψεις. Στην πραγματικότητα, μια πρόσφατη μελέτη σχετικά με την επιρροή της προσοχής και του στρες στο χώρο εργασίας διαπίστωσε ότι μετά από επτά εβδομάδες διαλογισμού, οι συμμετέχοντες έδειξαν αυξημένη ευαισθητοποίηση.
6. Επενδύστε σε φακέλους αποθήκευσης
Είναι καταπληκτικό το τι μπορεί να κάνει ένα μικρό κομμάτι γραφικής ύλης για την ψυχή σας και τη γενική οργάνωσή σας. Είτε πρόκειται για το σπίτι, την τάξη ή το γραφείο σας, επενδύοντας σε κάποιους κάδους αποθήκευσης, φακέλους και δίσκους για να διαχωρίσετε τα υπάρχοντά σας, θα σας κάνει να αισθανθείτε καλύτερα καλύτερα.
7. Επισημάνετε τα έγγραφά σας
Ποιο είναι το σημείο να έχετε νέα και λαμπερά αρχεία αν δεν ξέρετε τι υπάρχει μέσα τους; Για να αποκομίσετε πραγματικά τα οφέλη από το πρόσφατα οργανωμένο γραφείο ή τις ντουλάπες σας, χρησιμοποιήστε τις ετικέτες για να εντοπίσετε τι υπάρχει σε κάθε κάδο αποθήκευσης. Με αυτόν τον τρόπο θα εξοικονομήσετε χρόνο με κοσκίνισμα μέσω πασσάλων χαρτιού απορριμμάτων ή κιβωτίων ρούχων για να βρείτε τα στοιχεία που χρειάζεστε.
8. Έχετε ένα σωρό "Να κάνει" και ένα "Έγινε"
Εάν ασχολείστε με μια σειρά διαφορετικών καθηκόντων ταυτόχρονα, διατηρώντας δύο χωριστούς δίσκους (ένας για εργασίες που πρέπει να γίνουν και άλλος για εργασίες που έχουν ήδη ολοκληρωθεί) μπορεί να αποδειχθεί εξαιρετικά χρήσιμος. Μπορείτε να διαχωρίσετε ακόμη και τις εργασίες στον δίσκο 'to-do' με τα φύλλα που βλέπετε, ώστε να γνωρίζετε πόσοι έχουν αφεθεί να ενεργήσουν.
9. Δημιουργήστε το δικό σας σύστημα αρχειοθέτησης
Ένα καλό σύστημα αρχειοθέτησης είναι απαραίτητο για κάθε επαγγελματία. Για παράδειγμα, μπορείτε να δημιουργήσετε αρχεία με υποφακέλους και να διαχωρίσετε τα έγγραφά σας ανά κατηγορία: τιμολόγια, αποδείξεις, σημειώσεις γιατρού, συμβάσεις, σχέδια κ.λπ. Ανάλογα με τον τρόπο ζωής σας, θα έχετε τη δική σας προτιμώμενη μέθοδο, είτε σε έντυπη είτε σε χρησιμοποιώντας ηλεκτρονικές συσκευές.
10. Οργανώστε την επιφάνεια εργασίας σας
Εάν είστε ένοχος να έχετε ένα ακατάστατο γραφείο, ήρθε η ώρα να ταξινομήσετε. Ξεκινήστε τη μεταφορά χαλαρών εγγράφων σε κατηγοριοποιημένους φακέλους. Μπορείτε ακόμη να κανονίσετε το σύστημα στον κοινόχρηστο διακομιστή σας. Για παράδειγμα, αν υπάρχει ένα εγχειρίδιο που ακολουθούν όλοι οι συνάδελφοι ή οι συμμαθητές σας, αλλά τα αρχεία αποθηκεύονται σε ολόκληρο τον τόπο, μπορείτε να τα οργανώσετε σε ένα τακτοποιημένο φάκελο που είναι εύκολο για όλους να εντοπίσουν.
11. Πετάξτε τα περιττά αντικείμενα
Είμαστε όλοι ένοχοι για τη συσσώρευση αντικειμένων που δεν χρειαζόμαστε, είτε πρόκειται για ένα άδειο μπουκάλι αποσμητικών στο πίσω μέρος της κλήρωσης είτε για εκτυπώσεις μας πριν από δύο χρόνια.
Ήρθε η ώρα να απαλλαγείτε από όλα αυτά τα άχρηστα σκουπίδια και να έχετε καθαρότερο χώρο εργασίας ή σπίτι. Δώστε στον εαυτό σας μισή ώρα στο τέλος της ημέρας κάθε Παρασκευή για να πετάξετε περιττά αντικείμενα και να οργανωθείτε, ώστε να είστε έτοιμοι να ξεκινήσετε ξανά από τη στιγμή που θα επιστρέψει η Δευτέρα.
12. Χρησιμοποιήστε τα τεχνικά εργαλεία
Στη σημερινή ψηφιακή εποχή, υπάρχουν χιλιάδες εφαρμογές σχεδιασμένες να μας βοηθήσουν να μείνουμε συγκεντρωμένοι και οργανωμένοι. Αν προτιμάτε να χρησιμοποιείτε τεχνολογικές συσκευές, μπορείτε να αξιοποιήσετε μερικές εφαρμογές για να σας βοηθήσουμε να παραμείνετε εν κινήσει. Μερικές εξαιρετικές συστάσεις περιλαμβάνουν το Evernote για τις λίστες υποχρεώσεων, το Beep Me για τον καθορισμό υπενθυμίσεων (μόνο για iOS), το TripIt για την οργάνωση των ταξιδιών και την τελευταία φορά για την παρακολούθηση όλων των καθηκόντων σας.
13. Διαχειριστείτε το χρόνο σας
Η ικανότητά σας να διαχειρίζεστε το χρόνο σας αποτελεσματικά είναι μια από τις πιο χρήσιμες δεξιότητες που μπορείτε να έχετε στη ζωή. Εάν δώσετε στον εαυτό σας ένα συγκεκριμένο χρονικό διάστημα για να ολοκληρώσετε ένα από τα καθήκοντά σας, θα είστε σε θέση να αποκόψετε τυχόν περιττές ώρες εκτός ημέρας.
Έτσι, αντί να διαμαρτύρονται για το ότι «δεν έχουν αρκετές ώρες την ημέρα», θα είστε πλέον σε θέση να χρησιμοποιήσετε αυτές τις ώρες με σύνεση, εξασφαλίζοντας ότι θα ολοκληρώσετε, αν όχι όλα, τα περισσότερα από όσα θέλατε να κάνετε.
14. Να είσαι Πρώιμος Πουλιάς
Είναι πολύ πιθανό να επιτύχετε περισσότερα από την ημέρα σας εάν ξυπνήσετε νωρίς. Έτσι, αντί να ξετυλίγεται από το κρεβάτι στις 8:30 π.μ., όταν πρέπει να βρίσκεστε στο γραφείο ή στην τάξη στις 9πμ, γιατί να μην ξυπνήσετε λίγο νωρίτερα; Θα είστε σε θέση να πάρετε ένα καλό πρωινό μέσα και ίσως ακόμη και πιέστε μια γρήγορη προπόνηση μέσα όχι μόνο αυτό θα εξασφαλίσει ότι είστε ξύπνιοι και γεμάτοι ενέργεια, αλλά θα σας προετοιμάσει επίσης για την επόμενη μέρα.
15. Μάθετε να εκπροσωπείτε
Η ικανότητα να μεταβιβάζεστε καλά είναι μια αποκτηθείσα ικανότητα που πολλοί επαγγελματίες στερούνται. Πρέπει να προσδιορίσετε ποιες δεξιότητες διαθέτουν οι σύγχρονοι σας και πώς μπορούν να χρησιμοποιηθούν για την επίτευξη των καλύτερων αποτελεσμάτων για όλη την ομάδα. Θυμηθείτε: αν και ίσως θελήσετε να κάνετε τα πάντα μόνοι σας, δεν θα είναι παραγωγικός. Κάποιος στην ομάδα σας μπορεί στην πραγματικότητα να έχει καλύτερη εμπειρία στο χειρισμό ορισμένων καθηκόντων, αφήνοντάς σας να εστιάσετε σε άλλα σημαντικά θέματα.
Ποιες είναι οι αγαπημένες σας συμβουλές και κόλπα για να οργανωθείτε; Συμμετέχετε στην παρακάτω συζήτηση για να μας ενημερώσετε ...
