12 τρόποι για την επιτυχή διαχείριση μιας εικονικής ομάδας

Οι εικονικές ομάδες έχουν γίνει ο κανόνας τα τελευταία χρόνια, με όλο και περισσότερες επιχειρήσεις και νεοσύστατες επιχειρήσεις να στραφούν σε απομακρυσμένους εργαζόμενους για να δημιουργήσουν ένα παραγωγικό χώρο εργασίας. Αυτή η στρατηγική όχι μόνο μειώνει το κόστος αλλά και αυξάνει την παραγωγικότητα παρέχοντας στους εργαζομένους ένα ευέλικτο χρονοδιάγραμμα, αυξάνοντας ουσιαστικά την ικανοποίηση από την εργασία και οδηγώντας καλύτερα αποτελέσματα στη διαδικασία.

Αλλά για να αυξήσετε τα έσοδα και να μεγιστοποιήσετε την επιτυχία, χρειάζεστε το σωστό σύνολο δεξιοτήτων και συσκευών για να διαχειριστείτε μια εικονική ομάδα.

Από εργαλεία συνεργασίας σε βασικές πρακτικές, εδώ είναι πώς να διαχειριστείτε μια εικονική ομάδα υψηλής απόδοσης.

1. Δημιουργήστε μια δομή και ένα σχέδιο

Το πρώτο βήμα για την αποτελεσματική διαχείριση των εικονικών ομάδων είναι να ορίσετε ένα λειτουργικό σύστημα το οποίο μπορεί να ακολουθήσει ο καθένας, γνωστό και ως τυποποιημένη διαδικασία λειτουργίας (SOP). Με τον καθορισμό προτύπων και την καθιέρωση της διαδικασίας εργασίας, τα μέλη της ομάδας θα έχουν καλύτερη κατανόηση του χρόνου διεξαγωγής των εργασιών και γενικά θα έχουν λιγότερες ερωτήσεις.

Για να τυποποιήσετε τις διαδικασίες και να περιγράψετε τους κανόνες για όλους τους υπαλλήλους, είτε απομακρυσμένα είτε εσωτερικά, μπορείτε να δημιουργήσετε ένα εγχειρίδιο που μπορείτε να κατεβάσετε. Μπορείτε να το κάνετε τόσο ολοκληρωμένο ή απλό όσο θέλετε. η ιδέα είναι ότι όλοι οι εργαζόμενοι θα πρέπει να ακολουθήσουν την απαραίτητη διαδικασία για να ολοκληρώσουν τα σχέδιά τους όσο το δυνατόν πιο αποτελεσματικά και με ακρίβεια.

2. Μετακίνηση προς τα εμπρός με κοινή χρήση αρχείων

Η αποστολή μεγάλων εγγράφων μέσω μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου δεν μπορεί να κάνει μόνο τα εισερχόμενά σας να λειτουργούν με πολύ χαμηλότερο ρυθμό από ό, τι συνήθως, αλλά επίσης να οδηγήσει σε απώλεια πληροφοριών στη μετάφραση, ειδικά όταν αποστέλλετε σχόλια σε ξεχωριστή φόρμα. Για να αποφύγετε αυτά τα ζητήματα εντελώς, μπορείτε να μοιραστείτε μεγάλα αρχεία με τα μέλη της ομάδας μέσω μιας υπηρεσίας που βασίζεται σε σύννεφο, όπως το Dropbox.

Οι διακομιστές αποθήκευσης Cloud προσφέρουν ό, τι κάνει ο εσωτερικός σας κεντρικός υπολογιστής, αλλά είναι πιο ασφαλείς και πιο εύκολοι στην πρόσβαση. Τα αρχεία και οι φάκελοί σας μπορούν να οργανωθούν σχεδόν με οποιονδήποτε τρόπο θέλετε. Εν τω μεταξύ, το Dropbox διαθέτει επίσης μια εφαρμογή με δυνατότητα λήψης, ώστε να έχετε πρόσβαση στα έγγραφά σας από οποιαδήποτε συσκευή, η οποία είναι τέλεια αν εργάζεστε στο δρόμο και χρειάζεστε πρόσβαση σε πολλά αρχεία.

3. Εμπλέξτε σε πολλαπλά κανάλια επικοινωνίας

Όταν απομακρύνεστε από ένα παραδοσιακό μοντέλο στο χώρο εργασίας, είναι απαραίτητο να αναθεωρήσετε το βασικό μέρος μιας ισχυρής ομάδας: αποτελεσματική επικοινωνία. Και για να αξιοποιήσετε στο έπακρο την ομάδα σας, θα πρέπει να αξιοποιήσετε τα κορυφαία εργαλεία επικοινωνίας που διατίθενται στην αγορά.

Το πρώτο απαραίτητο εργαλείο που χρειάζεστε για τη διαχείριση των απομακρυσμένων εργαζομένων είναι ένα ασφαλές σύστημα συνομιλίας που θα σας αφήσει να επικοινωνήσετε άμεσα με τους συναδέλφους σας με το πάτημα ενός κουμπιού. Αυτά τα εργαλεία χρησιμοποιούνται σε γραφεία σε όλο τον κόσμο και παρέχουν στους υπαλλήλους μια πλατφόρμα για να έχουν αυτή τη σημαντική συζήτηση για το νερό-ψύκτη, να κάνουν γρήγορες ερωτήσεις και να μοιράζονται αρχεία μεταξύ τους.

Εν τω μεταξύ, δεν μπορείτε απλά να ζητήσετε από κάποιον να τραβήξει μια καρέκλα δίπλα σας για να σας δείξει τη δουλειά σας όταν εργάζεστε εξ αποστάσεως. Με εργαλεία κοινής χρήσης βίντεο, από την άλλη πλευρά, μπορείτε να κάνετε το ίδιο πράγμα! Το Skype, για παράδειγμα, σας δίνει τη δυνατότητα να καλέσετε άτομα μέσω τηλεφώνου ενώ μοιράζεστε την οθόνη σας μαζί τους, ώστε να μπορούν να δουν τι κάνετε. Κάποιοι μπορεί να υποστηρίξουν ότι αυτό είναι ακόμα καλύτερο από την προσωπική εκπαίδευση, αλλά θα σας αφήσουμε να είστε κριτής γι 'αυτό!

4. Πατήστε στο Λογισμικό διαχείρισης έργου

Όταν πολλά μέλη μιας ομάδας συνεργάζονται σε ένα μόνο έργο, η χρήση λογισμικού διαχείρισης έργων είναι απαραίτητη. Αυτό σας επιτρέπει να παρακολουθείτε τις διαδικασίες, να εισάγετε δεδομένα και να επικοινωνείτε με την ομάδα σας, καθώς και να βελτιώνετε τη συνεργασία μεταξύ των μελών της ομάδας.

Στην πραγματικότητα, υπάρχουν στην αγορά εκατοντάδες εργαλεία διαχείρισης έργων που μπορούν να σας βοηθήσουν να εξομαλύνετε ένα έργο και να εργαστείτε προς την κατεύθυνση του ίδιου τελικού στόχου, από το Trello στο MindMeister.

5. Δημιουργήστε μια απομακρυσμένη Πολιτιστική Εταιρεία

Η δημιουργία μιας εταιρικής κουλτούρας μπορεί να φανεί σαν μια κάπως περίπλοκη υπόθεση όταν όλοι οι υπάλληλοί σας δεν εργάζονται κάτω από την ίδια στέγη και δεν έχουν καθημερινή επαφή πρόσωπο με πρόσωπο. Αλλά αφού το είπα αυτό, δεν είναι αδύνατο! Με τη δύναμη του Διαδικτύου, μπορείτε να δείτε τους συναδέλφους σας χρησιμοποιώντας λογισμικό βίντεο ή να γράψετε σύντομα κλιπ για να στείλετε στους συνεργάτες σας μέσω ενός ολοκληρωμένου συστήματος.

Μπορείτε επίσης να κανονίσετε μια εκδήλωση (εάν όλοι οι εργαζόμενοί σας είναι στην ίδια χώρα) ώστε να μπορούν να συναντηθούν και να οικοδομήσουν ισχυρότερο δεσμό όταν εργάζονται μαζί σε καθημερινή βάση. Με αυτόν τον τρόπο, οι απομακρυσμένοι υπάλληλοί σας θα έχουν κοινές εμπειρίες που θα βοηθήσουν στην οικοδόμηση της εμπιστοσύνης και της κατανόησης μεταξύ τους.

Εναλλακτικά, θα μπορούσατε να οργανώσετε συχνές προσφορές μέσω μιας ομαδικής κλήσης ή συνομιλίας όταν όλοι οι άνθρωποι εκκαθάρισης για την ημέρα σε ένα απόγευμα της Παρασκευής!

6. Καθιέρωση καθορισμένων ωρών εργασίας

Αν έχετε εργαζόμενους και στις τέσσερις γωνιές του κόσμου, θα έχετε κατά πάσα πιθανότητα διαφορετικούς ανθρώπους που εργάζονται όλο το εικοσιτετράωρο. Ωστόσο, είναι σημαντικό να προσπαθήσετε να καθορίσετε συγκεκριμένες ώρες εργασίας για διάφορα μέλη της ομάδας, εξασφαλίζοντας ότι υπάρχει πάντα μια διασταύρωση μεταξύ τουλάχιστον δύο ομάδων που εργάζονται μαζί ταυτόχρονα.

Αυτό θα περιορίσει ουσιαστικά την ώρα της ανακατανομής για τα έργα εάν δύο ή περισσότερα άτομα που συνεργάζονται είναι online ταυτόχρονα. Αυτό δεν σημαίνει απαραίτητα ότι οι ώρες εργασίας τους θα πρέπει να τεθούν σε πέτρα, αλλά θα πρέπει να καταλήξετε σε κάποιο είδος συμφωνίας, ώστε να μπορούν να υποστηρίζονται ο ένας τον άλλον καθ 'όλη τη διάρκεια μιας δεδομένης εργάσιμης ημέρας.

7. Δημιουργήστε ένα συνδυασμένο σύστημα ημερολογίου

Για να μπορέσετε να προσδιορίσετε τις ώρες εργασίας και τα ωράρια των μελών της ομάδας σας, θα πρέπει να εξετάσετε τη χρήση ενός συνεργατικού ημερολογίου στο οποίο μπορούν να έχουν πρόσβαση όλα τα μέλη της ομάδας (με περιορισμένα δικαιώματα, φυσικά - δεν θέλετε να επεξεργαστούν τις δικές τους βάρδιες!). Μπορείτε να οργανώσετε διαφορετικά ημερολόγια για διάφορα θέματα (π.χ. ώρες εργασίας, ετήσια άδεια κ.λπ.) ή να αναφέρετε όλα τα συμβάντα σε ένα μόνο χρονοδιάγραμμα και να χρησιμοποιήσετε ένα σύστημα κωδικοποίησης χρωμάτων για να διαφοροποιήσετε τα θέματα.

Αυτή είναι επίσης μια εξαιρετική ευκαιρία να προγραμματίσετε συναντήσεις, εκπαιδευτικές συναντήσεις και άλλες εκδηλώσεις που θα είναι χρήσιμες για τους υπαλλήλους σας.

8. Μίσθωση μιας ομάδας αυτο-παρακινητών

Οι μεγάλοι απομακρυσμένοι εργαζόμενοι πρέπει να είναι αυτοκινούμενοι και αυτοκινούμενοι, και η εξεύρεση τέτοιων ανθρώπων μπορεί να είναι δύσκολη, τουλάχιστον. Αλλά για να εκτελέσετε μια επιτυχημένη επιχείρηση, θα πρέπει να προσδιορίσετε αν μπορούν να καθίσουν μόνοι τους για μία ώρα και να δημιουργήσουν εργασία υψηλής ποιότητας.

Όχι μόνο θα πρέπει να είναι αυτο-κίνητρα, αλλά πρέπει επίσης να έχουν άριστες γραπτές και προφορικές επικοινωνιακές δεξιότητες για να εξασφαλίσουν ότι δεν υπάρχουν παρεξηγήσεις. Επιπλέον, θα πρέπει επίσης να είναι καλοί στην επίλυση προβλημάτων και να οργανώνονται με άριστες δεξιότητες διαχείρισης του χρόνου.

9. Να είστε δημιουργικοί με την ομαδοποίηση

Όταν εργάζεστε ουσιαστικά, μπορεί να χρειαστεί πολύ περισσότερη προσπάθεια για να διαμορφωθεί μια κουλτούρα και «ομαδικό πνεύμα», αλλά είναι απαραίτητο για τους ανθρώπους να δημιουργήσουν δεσμό. Οι εργαζόμενοι πρέπει να γνωρίζουν ότι όλοι εργάζονται για έναν τελικό στόχο και αποτελούν μέρος μιας ευρύτερης εικόνας, αντί να δουλεύουν μόνοι τους.

Μπορείτε να δημιουργήσετε μια πραγματική αίσθηση της ομάδας αλληλεπιδρώντας με τους υπαλλήλους σας μέσω βίντεο κλήσεων, στέλνοντας τα προσωπικά δώρα και μηνύματα γενεθλίων και επικοινωνώντας μαζί τους εκτός ωρών εργασίας μέσω των κοινωνικών μέσων ενημέρωσης και άλλων καταστημάτων.

10. Ορίστε στόχους και όρια

Ένας καλός τρόπος για να κρατήσετε τους απομακρυσμένους υπαλλήλους που απασχολούνται είναι να θέσουν στόχους και να τους ανταμείψουν για τα επιτεύγματά τους. Για παράδειγμα, εάν ο απομακρυσμένος εργαζόμενος σας είναι εκπρόσωπος εξυπηρέτησης πελατών, θα μπορούσατε να τον ανταμείψετε με μια κάρτα δώρου για το αγαπημένο κατάστημά του, αν ανταποκρίνεται ή υπερβαίνει συγκεκριμένους στόχους.

Από την άλλη πλευρά, θα πρέπει επίσης να δημιουργήσετε όρια. Για παράδειγμα, οι εργαζόμενοι πρέπει να εργάζονται τουλάχιστον έξι ώρες την ημέρα. Εάν δουλεύουν καθ 'οιονδήποτε χρόνο, θα καταβάλλονται σε ωριαία βάση.

11. Δημιουργήστε μια ομάδα ηγετών

Μια εικονική ομάδα θα πρέπει, ουσιαστικά, να είναι μια ομάδα ηγετών που θα μπορούν να διαχειριστούν το δικό τους φόρτο εργασίας χωρίς να χρειαστούν χειροκίνητα. Κάθε άτομο θα πρέπει να είναι υπεύθυνο για ένα σύνολο καθηκόντων και θα πρέπει να καθοδηγεί τα καθημερινά του καθήκοντα με βάση το έργο που του δίνεται.

Ενώ θα εργάζονται ως μέλη μιας ομάδας, θα πρέπει επίσης να δείχνουν την ικανότητα να οδηγούν με τον ένα ή τον άλλο τρόπο, είτε με την ανάθεση ως υπεύθυνος έργου για ένα συγκεκριμένο καθήκον είτε με την ευθύνη ενός συγκεκριμένου τμήματος ενός έργου.

12. Προγραμματίστε συχνές συναντήσεις

Προκειμένου να επιτύχετε ένα αίσθημα ομαδικής ενότητας, θα πρέπει να οργανώσετε τακτικές συναντήσεις, τόσο σε ατομικό όσο και σε ομαδικό επίπεδο. Η συχνότητα αυτών των συσκέψεων εξαρτάται από το πρόγραμμα εργασίας σας, αλλά θα πρέπει να προσπαθήσετε να κάνετε check-in με την ομάδα σας συνολικά μια φορά την εβδομάδα για να βεβαιωθείτε ότι όλοι βρίσκονται στην ίδια σελίδα. Εν τω μεταξύ, μην πάτε στη θάλασσα: πάρα πολλές συναντήσεις μπορούν να κάνουν περισσότερο κακό παρά καλό!

Αυτό δεν είναι μόνο αποτελεσματικό για την ομαδική σύνδεση, αλλά ενθαρρύνει επίσης τη δημιουργία ιδεών και τη δημιουργικότητα μεταξύ των μελών της ομάδας και δημιουργεί εμπιστοσύνη σε απομακρυσμένες ομάδες. Μπορεί επίσης να μειώσει τα επίπεδα άγχους υπενθυμίζοντας στους απομακρυσμένους εργαζόμενους ότι έχουν ένα δίχτυ ασφαλείας και μια μονάδα για να επικοινωνήσουν μαζί τους.

Καθώς ο χώρος εργασίας δεν περιορίζεται πλέον σε ένα ενιαίο γραφείο, είναι σημαντικό να προσαρμόσετε και να αναπτύξετε τις ικανότητές σας για να διαχειριστείτε τους εργαζομένους από όλη τη λίμνη. Για να βεβαιωθείτε ότι κλιμακώνετε και δημιουργείτε μια ισχυρή επιχείρηση, θα πρέπει να κρατήσετε τους απομακρυσμένους σας εργαζόμενους ενήμερους και παρακινημένους και αυτές οι στρατηγικές διαχείρισης κλειδιών μπορούν να σας βοηθήσουν να επιτύχετε ακριβώς αυτό!

Έχετε καταφέρει ποτέ ένα απομακρυσμένο εργατικό δυναμικό παρακάτω; Ποιες είναι οι προκλήσεις και οι εκπλήξεις που αντιμετωπίσατε; Ίσως θέλετε να μοιραστείτε τις δικές σας συμβουλές και συμβουλές σχετικά με τον τρόπο κατασκευής και διαχείρισης μιας εικονικής ομάδας; Συμμετάσχετε στη συζήτηση στην παρακάτω ενότητα σχολίων και ενημερώστε μας!

Αφήστε Το Σχόλιό Σας

Please enter your comment!
Please enter your name here